Бюджетування – Казначейство BAS ERP

В загальному поговоримо про можливості і функціонал BAS ERP, стосовно дорогих конфігурацій, таких, як, наприклад, давайте візьмемо УПП. Якщо брати систему бюджетування, її механізм роботи, налаштування, відображення даних максимально зручний і гнучкий, який може підійти будь-якій компанії з різними напрямками її діяльності. Також, в бюджетуванні, в BAS ERP є можливість розробки абсолютно любої структури бюджету в режимі користувача, тобто, без за діяння додаткових ресурсів, таких, як програміст.

План нашого вебінару буде складатись: на початку ми розглянемо бюджетну модель на підприємстві, її складові, структура, її налаштування. Другим пунктом у нас буде конструктор створення бюджету, третім пунктом буде – лімітування статей руху грошових коштів, четвертий – заявки на витрати грошових коштів, їх погодження, п’ятим пунктом буде – платіжний календар, шостий пункт – облік грошових коштів, ми поговоримо про безготівкові кошти і готівку і сьомий пункт у нас буде – види звітів підсистеми бюджетування з відображенням факту в БГРК. Тобто, я створила маленький такий приклад бюджету БГРК, з відображенням даних із підсистеми казначейство, але цим пунктом буде уже – в кінці ми розглянемо.

C:\Documents and Settings\Admin\Рабочий стол\Screenshot_1.jpg

Давайте перейдемо до першого нашого пункту. Бюджетні процеси: на початку нам потрібно створити бюджетну якусь модель в розрізі якої ми будемо планувати наш бюджет, а потім уже відображати факт. Для цього нам потрібно з вами зробити налаштування, тобто, нам потрібно задати у програмі налаштування для статей бюджету, показників бюджету, якихось не фінансових показників бюджету.

Якщо ми перейдемо в налаштування довідники – ми бачимо, у нас є тут модель бюджетування, статті бюджету, показники не фінансові, правила отримання фактичних даних, види бюджету і так далі.

Давайте почнемо з самого початку: щоб правильно налаштувати і побудувати роботи в підсистемі – почнемо налаштування із статті бюджетів. Переходимо в довідник, відкриваємо, у мене тут розбито на 3 діяльності: інвестиційна, операційна, фінансова діяльність. Давайте відкриємо любу статтю, нехай це будуть адмін.витрати, оплата постачальнику.

Ось так, у нас відкривається форма статті бюджету, ми бачимо, що ми можемо статтю бюджету подати в розрізі 6 аналітик, це може бути, як контрагенти договори організації, номенклатура, банківські рахунки, каси. Також статті – можна вести облік, як по кількості, якщо у нас в аналітиці є номенклатура, так і по валюті, але в подальших налаштуваннях я вам скажу, що валюту потрібно відображати також і у виді бюджету. Статті бюджету є основним об’єктом планування в бюджетуванні, за допомогою статей в обліковій системі реалізується такий механізм, як подвійного запису, при якому обороті за нашою статтею плати постачальника будуть збільшуватись значення залишкових показників. Залишковими показниками, якщо ми перейдемо на третю вкладку – ми бачимо залежні показники. Зараз перейдемо о цього налаштування, я вам покажу. Вони будуть збільшувати залишкові показники, а в деяких варіантах зменшувати.

Давайте перейдемо на другу вкладку – правила отримання фактичних даних. Це налаштування дуже цікаве тим, що ми можемо відображати бюджети, як факт. У нас ми бачимо, 2 правила є: фактичні дані і виконання бюджету. Фактичні дані – це ті дані, які ми будемо відображати з любої підсистеми, які є в BAS ERP і ми вибираємо, перейдемо в це налаштування, що у нас буде джерелом відображення цих даних.

Наприклад: розподіл в джерелах даних –у нас може виступати, як оперативний облік, це документ оперативного обліку і розрізі господарських операцій, якій є в документах, регламентований облік – тут у нас будуть виступати бухгалтерські плани рахунків. Якщо це міжнародний облік – ми будемо брати дані із бухгалтерських рахунків уже із плану рахунків міжнародного обліку. Довільні дані – це ви в налаштуванні вибираєте групу, з яких даних ви будете їх витягувати. Наприклад: у мене стоїть оплата постачальнику і джерело суми – сума оплати, я хочу бачити в своїй сумі бюджету. Правило дії: я можу зазначити, на якій період, місяць, неділя, тиждень, рік.

Також існує вкладка – додатковий відбір: тут ви налаштовуєте елементи, за допомогою яких будуть відображатись дані по статі бюджету. В даному випадку – у мене налаштовано, що по статі бюджету оплата постачальнику – у мене буде відображатись оборот по статі руху грошових коштів – оплата постачальнику. Заповнення аналітик статті тут відображається аналітики, які вказані на вкладці головне нашої статі бюджету. Бачимо у нас тип правил – фактичні дані. Також є виконання бюджету. Але виконання бюджету у нас зазначено уже для лімітування – це ми розглянемо трошки пізніше.

Переходимо на вкладку 3 – це у нас залежні показники. Залежні показники – їх ще можна назвати зв’язні показники. Іншими словами – це наші залишки. Це залишки на початок і залишки на кінець. Їх неможливо спланувати, вони формуються на підставі оборотів по відповідних статтях бюджету, тобто по нашій статі оплати постачальнику. У момент налаштування для кожної пари впливаючої статі залежного бюджетного показника, наприклад, якщо ми тут виберемо – ось наш залежний показник, створюється правило із значенням характеру впливу, тобто, це або надходження або видаток і тут ми бачимо в розрізі якої аналітики це все буде, як воно буде все транслюватись і знову ж таки – відображення аналітики. Це налаштування призначене для можливості коректного планування і аналізу бюджетного процесу, тобто, для коректності розрахунку залишкових значень цих самих показників, які будуть в подальшому використовуватись з бюджетних форм. Показники бюджетів являються статтями балансу, це ті ж самі наші активи і пасиви.

Якщо ми перейдемо в самі показники – ми бачимо схоже налаштування, таке, як було і в статті бюджету. Так само – види аналітики, 6 по кількості, по валюті, в групі баланс, правила отримання фактичних даних, знову ж таки, зв’язки показника і тут у нас є розрахунковий і цільовий показники.

Давайте перейдемо далі. Після налаштування фактичних даних і залежних показників – ми записуємо нашу статтю бюджету. Наступний із показників, які ми будемо використовувати для створення моделі конструктора виду бюджету можуть бути такі, як не фінансовий показник.

Не фінансовий показник – це якісь допоміжні значення, які нам допомагають вести розрахунок для отримання планових оборотів за статтями бюджетів з можливістю розподілу, знову ж таки на період і аналітикою.

Якщо брати в загальному, то до не фінансових показників ми можемо віднести якісь коефіцієнти, середнє значення. Це можуть бути ціни, характеристики. Якщо у нас вид показника кількісний або грошовий, якщо ми зараз перейдемо.

Вид показника у нас може бути – коефіцієнт грошовий або кількісний, то характеристики для нього додатково уточнюються такі, як джерело – якщо ми виберемо грошовий – у нас буде валюта і одинця вимірювання. Не фінансові показники можуть також бути деталізовані до організації, підрозділу, сценарію.

Якщо ми перейдемо на вкладку деталізація і періодичність - у нас є організація, підрозділи, сценарії, також ми бачимо періодичність. Використання додаткової деталізації по періодам дозволяє нам встановлювати нам різні повторювальні значення, наприклад, грудень кожного року – незмінно цей показник у нас буде діяти. Період дії цього показника може бути як безстроковим, так і обмеженим рамками заданого періоду. Тобто, ми вибираємо діапазон, рік і все, він буде діяти тільки на конкретно 17,18 або 19 рік, в залежності від налаштування.

Також, для групи якихось не фінансових показників, ми можемо зі ідентичною деталізацією налаштувань – ми можемо додатково створити шаблони, шаблони не фінансових показників. Ми бачимо шаблон. За допомогою шаблону не фінансових показників ми можемо створити, дозволяти створювати, формувати зручний інтерфейс для групового введення значення якихось показників, з урахуванням, знову ж таки об’єктів деталізації. Також в самих шаблонах – передбачення заповнення таких показників, на підставі різних джерел.

Якщо ми бачимо форму вводу тут , ось ці поля в шапці документа, проста таблиця, складна таблиця, показник, численність працюючих може бути, розташування полів, організація, співробітники, налаштування заповнення.

Налаштування заповнення ми можемо брати, наприклад, із схеми компоновки даних налаштовувати.

Також у нас є правила заповнення аналітик з використанням наперед визначених так і власних схем компоновки даних. Якщо десь у нас є сформована схема компоновки даних – ми її можемо сюди додати і використовувати. Реєстрацію наших не фінансових показників ми робимо документом значення не фінансових показників.

Цей документ нам дозволяє реєструвати показники в обліковій системі значення одного якогось не фінансового показника бюджету по одному із об’єктів деталізації.

Тобто, цим документом ми можемо зареєструвати тільки один показник. Перейдемо на наступного налаштування – нам також потрібно налаштувати сценарії нашого бюджетування.

Сценарій – це перелік якихось доступних версій, планів фінансового стану підприємства, що використовуються в рамках періоду. Також в конфігурації уже є 2 обумовлених сценарію – це у нас фактичні дані, по яких у нас будуть відображатись всі фактичні обороти наших бюджетів і виконання бюджету. Виконання бюджету більше призначений для лімітування і контролю грошових коштів, які у нас уже будуть вестись, я буду розказувати про це, в іншій системі такій, як казначейство.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

З цим ми зробили налаштування. Переходимо до створення нашої же моделі бюджетування.

Відкривається форма бюджетування і ми бачимо, що це модель, яка включає в себе якийсь перелік правил, які дозволяють нам спрогнозувати фінансові показники діяльності нашого підприємства не тільки всієї компанії в цілому, а й в розрізі підрозділів, зафіксованих у нашій фінансовій структурі підприємства. Також можливе використання в підрозділі бюджетах по організації, бюджетів по підрозділам як разом, так і окремо. Також ми бачимо, що при створені моделі – ми можемо задати правила лімітування витрачання грошових коштів напряму уже із моделі.

Також в моделі бюджетування ми можемо при її побудові враховувати дані, введені із такої системи, як планування, тобто. Наприклад, плани продаж, плани купівель, виробництва, зборки/розбори. Якщо ми перейдемо в систему планування, наприклад, оберемо будь-який сценарій, нехай це буде виробництво харчової купівлі, ми бачимо тут відображення в бюджетуванні.

Тобто, у нас є сценарій товарного планування і у нас є сценарій бюджетування. Ми тут задаємо зв'язок, по якому будуть відображатись дані по цьому сценарію нашого бюджетування.

Так само це все налаштовується і для виду плану, наприклад, це буде виробничий, продаж/закупок.

Давайте відкриємо продажу, ми побачимо: у нас є такі поля, як відображати по статтям бюджетування. Тобто, наші купівлі, оплати, якщо такі є і ми хочемо їх відобразити в бюджетуванні – ми задаємо тут налаштування для конкретної статті бюджету, яка буде у нас у виді бюджету і далі уже в звітах і буде відображатися в подальшому в формуванні.

Модель створили, давайте перейдемо до наших видів бюджету. Тобто. Вид бюджету – це вже наша структура. Конструктор. Те, що ми хочемо бачити і ми його задаємо в налаштуваннях – в самому бюджеті.

Спочатку нам потрібно, щоб, наприклад, побудувати план фактний аналіз – нам потрібно створити 2 види бюджети, тобто, 2 конструктора. У нас повинен бути прогнозний план бюджету і факт, факт, який ми беремо з інших підсистем. Давайте перейдемо в модель. Ми бачимо: у нас є 2, наприклад, бюджети. Давайте почнемо із БРГК Плану. Тобто, ми бачимо, що це конструктор, який налаштовується в розрізі одної вибраної точної моделі бюджетування. На підставі цієї моделі ми можемо здійснити моделювання, відображення прогнозу фінансового стану підприємства з можливість в подальшому знову ж таки план фаутного аналізу. Якщо ми подивимось на вид бюджету – у нас відкривається форма, яка складається з двох частин: в першій частині ми бачимо ієрархічну структуру, які об’єднані в групі статей бюджетів показників, похідних показників, не фінансових показників і так далі. В правій же частині ми бачимо уже з вами структуру, яку ми задаємо для відображення в самому звіті – тобто, що ми хочемо бачити. Щоб здійснити це налаштування – нам просто потрібно з однієї сторони перетягти в іншу сторону: стаття. Заголовок, не редагований текст або показник бюджету. Бачимо, що це може бути в розрізі якоїсь аналітики – у нас виступає така аналітика, як періодизація, ми можемо на рік і розпланувати можемо до самого дня. В розрізі аналітик – це знов у ж таки може бути самі аналітики, які ми задавали в статті бюджетів. Якщо ми, наприклад в статті бюджетів задали одні аналітики, а у види бюджету ми хочемо використовувати геть інші аналітики – ви не зможете створити такий вид бюджету і записати його, тому що вам система буде говорити, що такий вид бюджету не актуальний і не відповідає налаштуванню. Аналітики повинні відповідати одна одній, обов’язково. Також ми бачимо колонки, ще, наприклад, ми можемо відобразити структуру бюджету – ми будуємо по таблицям. Таблиця у нас може бути як проста так і складна. Якщо таблиця проста – ви просто добавляєте колонки, строки і аналітики – ви не робите порівняння в розрізі аналітики. Якщо ви хочете порівняти 2 статті, в розрізі одної якоїсь або двох якихось аналітик – вам потрібно при налаштуванні структури бюджету використовувати уже складні таблиці. При переході в складну таблицю – ви можете напряму задавати уже формули розрахунку для цієї статті або показника або не фінансового показника. Далі що ми бачимо: у нас є аналітичні розрізи бюджету в нашому випадку – це контрагенти, договори організації, тобто, в розрізі чого ми можемо відобразити наш звіт і у нас є такі признак, як використовувати для ведення плану. Використовування цього прапорця у нас буде формуватись документ – екземпляр бюджету, примірник бюджету – іншими словами. Якщо ж цей прапорець ми знімаємо – ми можемо бачити просто звіт і бачити дані по факту. При чому, при встановленні цього прапорця – ми не зможемо зробити перелік деяких аналітичних функцій, тобто, ми не зможемо використовувати виміри: сценарій, організація, підрозділ і заборонено використання не фіксованого списку об’єктів аналітик – це, якщо встановити цей прапорець.

Також ми бачимо, що у нас є ще спосіб планування – на фіксований період, або ковзний. У першому випадку зазначається тільки конкретний період планування, а в другому ми можемо зазначити кількість періодів, на який буде формуватися бюджет. Якщо ви ведете змінне планування – вам потрібно ковзний приклад, тому що завдяки цьому налаштуванню - ви можете вирішити завдання з корегування планів підрозділів, організацій, підприємств, бюджетів, виходячи з фактичних результатів і їх же фінансово-господарської діяльності за попередні, наприклад, якісь там періоди. Якщо ви будете формувати якісь форми бюджетні – в даному випадку супроводжуються, вам потрібно обов’язково уточнити дати, від якої буде формуватись даний бюджет. При цьому, дату закінчення система буде вам розраховувати автоматично, виходячи із налаштувань вашого виду бюджету.

Створили вид бюджету плановий. Давайте перейдемо подивимось в екземпляр бюджету.

В цьому документі ми можемо задавати, як планові данні, так і данні для наших лімітів. Бачимо, що вид бюджету у нас БРГК планний. Який ми з вами налаштували, сценарій, в розрізі якого прогноз і організація, для якої це було налаштовано. Знову ж таки, у мене ковзний бюджет, тобто, періодизація на один місяць і в мене тут відображаються всі статті бюджету, які у мене були у виді плану. І на липень місяць у мене налаштовані суми, але ці суми виступають, в даному випадку не як планові суми для БРГК, вони виступають як планові, але виступають для деяких статей, якщо вони налаштовані з правилами налаштування, як ліміти. В даному документі ми можемо. В принципі, його розраховувати, можемо редагувати, переходити. Якщо потрібно, в розрізі аналітик змінювати, додавати, перераховувати, можемо вигружати з вексель, загружати в вексель. Даний документ у нас також виступає, як корегувальний для наших видів бюджету. Також можете його друкувати.

Наступним етапом після налаштування у нас планових даних у бюджетуванні – нам потрібні фактичні дані. Для цього нам потрібно перейти в іншу підсистему. Тобто, це у нас уже буде Казначейство.

Складові Бюджетної моделі:

C:\Documents and Settings\Admin\Рабочий стол\Screenshot_2.jpg

Ми ці все вже процеси з вами, складові, розглянули і в нас розгляд почнеться з того, що нам потрібно налаштувати схему лімітування грошових коштів.

C:\Documents and Settings\Admin\Рабочий стол\Screenshot_3.jpg

На скільки мені відомо, для керівників вищого рівня дуже важливе це питання, тому що контроль грошових коштів – важке питання для всіх. І для того, щоб здійснити налаштування – нам знову ж таки, потрібно повернутися в нашу модель, налаштувати правила лімітування, взяти знову ж таки, вид бюджету, створити екземпляр, примірник і далі уже перейти в систему казначейства. Давайте ще раз повернемось в модель бюджету.

Якщо ми перейдемо на вкладку Правила лімітування витрачання грошових коштів – ми побачимо, що у мене тут є БРГК план і у мене є стаття – Оплата постачальнику.

І коли ми відкриваємо її – у нас відкривається таке налаштування. Ми бачимо: стаття бюджету, для якої буде встановлений цей ліміт.

Якщо ми зайдемо в саму статтю бюджету – правила отримання фактичних даних, обов’язково для виконання бюджету, тому що, якщо не будуть ці налаштування – ліміти не будуть працювати.

Ми відкриваємо і ми бачимо, що у нас тип правила виконання бюджету і я для господарської операції зазначила оплати поставщику для статті руху грошових коштів – оплата постачальнику ліміти.

Хочу задати ліміт – суми до виплати в рамках ліміту. Закриваю, налаштування задано.

Потім створюю таке правило: у мене йде періодичність – місяць і я бачу 3 правила: дозволяючий в межах ліміту, додатково обмежуючий і інформаційний. Дозволяючий в межах ліміту – це правило діє в тому випадку, якщо у вас стоїть конкретна сума 4000 на статтю ДДС руху грошових коштів, ви не можете витрати більше, ніж ці 4000. У вас заявка на витрату грошових коштів, вам просто не дасть провести цей документ і ви не зможете створити додатковий касовий ордер або платіжне доручення. Додатково обмежуючий – це до додатковий ліміт, який дозволяє нам ставити обмеження на якусь конкретну аналітику. Тобто, конкретною аналітикою може бути контрагент, організація, договір. Інформаційний вид ліміту – це коли ви ставите теку налаштування – ви створюєте заявку на витрати грошових коштів при статусі заявки до оплати – вам система видає повідомлення, що ви перевищили ліміт на таку суму але в подальшому ви можете провести заявку на витрату грошових коштів і здійснити оплати. В даному випадку у мене стоять налаштування, дозволяючи в межах ліміту, тобто, конкретно тільки на суму не перевищуючи її і на конкретно організацію.

Якщо ми перейдемо в систему Казначейство – при створенні нашої заявки на витрачання грошових коштів, коли ми нажимаємо кнопку створити - у нас відкривається список господарських операцій за допомогою яких ми будемо відображати нашу операцію. Це може бути як повернення оплати клієнту, видача звітній особі, виплата заробітної плати, конвертація, видача позики контрагенту, оплата за кредитами і інші витрати.

У нашому випадку – у мене вже створена заявка на витрачання грошових коштів і у мене вона вже погоджена до статусу оплати.

Але знову ж таки: погодження ми можемо зробити напряму із журналу заявки на витрачання грошових коштів, стаємо на заявку. яку нам необхідно погодити і вибираємо: погоджена, не погоджена, до сплати або відхилена. Оплатити заявку ми можемо тільки в тому випадку.

Якщо у неї буде статус – до сплати. Якщо заявка в статусі погоджена – ви не зможете здійснити оплату, тому що вам потрібно зробити подальше погодження.

Також ви можете погодження зробити ще з такого місця, як заявка на погодження. Переходимо, ми тут бачимо список заявок і ми можемо погодити заявки або відхилити заявки напряму із цього робочого місця.

Давайте перейдемо до нашої заявки на витрачання грошових коштів із лімітом. В мене уже організація в розрізі підрозділу, по яких господарських операціях хочеться відображати і у мене стоїть сума, в мене заявка погоджена, я хочу її провести. Я хочу зробити оплату по цій заявці.

І в мене система видає повідомлення6 не вдалося провести заявку на витрачання грошових коштів від номеру і дати, тому що у мене на цю організацію, на цю статтю руху грошових коштів стоїть ліміт – 4000 гривень.

Якщо ми поставимо суму менше в процесі перевищення на одиницю ліміту оплати і всього ліміт – 4000. Закриваємо, проводимо. Все, заявка проведена і в подальшому ми можемо здійснити в ній оплату. Якщо у нас, в даному документі знову ж таки, сума стоїть 4000 або 4001, давайте ще раз проведемо, знову поставимо 7. При проведенні нам система скаже, що ні – ми не можемо потратити більше, ніж задано. В такому випадку – у нас є такий прапорець, як понад ліміту. Коли ми ставимо цей прапорець – система нам дозволяє проводити оплати такої заявки. Ліміти ми з вами розглянули, давайте більш детально розглянемо заявку на витрачання грошових коштів. Вкладку Основне – ми побачили, тепер у нас іде інформативна інформація, організація, підрозділ, контрагент, рахунки, сума.

Переходимо на другу вкладку – розшифровку платежу. Ми бачимо об’єкти розрахунків, постачальник, сума, стаття РГК. Об’єкти розрахунків у нас можуть виступати як договір з контрагентом, договори кредитів, договори з постачальниками, можуть виступати документи з інших підсистем – це можуть бути замовлення постачальнику, це можуть бути акти виконаних робіт і так далі.

Тепер ми бачимо вкладку розподіл по рахункам. На цій вкладці ми можемо напряму з документу заявка на витрачання грошових коштів задати банківський рахунок і касу з якої буде здійснюватись оплата. Тут ми будемо відображати суму і дату оплати. Також ми бачимо, що в даному документі є – погодив хто. Тобто. Ми бачимо того користувача, ту людину, яка погодила цю заявку до статусу, до оплати. Також ми можемо напряму з заявки зробити видатковий касовий ордер, списання безготівково грошових коштів. Якщо це виплата зарплати – ми можемо зробити депонування заробітної плати, еквайрингову операцію.

Ми створили нашу заявку, ми можемо розподілити напряму з заявки, а можемо скористатися журналом платіжний календар.

В даному випадку нам відкривається журнал – платіжний календар, в якому ми бачимо: він ділиться на 2 частини. Може бути, як списком заявок відображатися, може відображатися списком банківських рахунків і кас, які є в даному випадку.

Ми обираємо список із заявок календар, обираємо, сьогодні у нас 9.08, з якої ми будемо робити оплати, плануємо з цієї дати і на кількість днів вперед. Тобто, у правій у частині – ось моя дата 9.08 і ще плюс чотири дні, на які я планую оплату. Я можу вибрати організацію, в розрізі якої у мене будуть здійснюватись оплати і в такому випадку – у мене в лівій частині будуть заявки конкретно по цій організації. А в правій частині – у мене будуть банківські рахунки і каси теж цієї організації. Також ми можемо вибрати. В розрізі якої валюти у мене будуть здійснюватись оплати. Також, якщо ми перейдемо в ліву частину – ми бачимо папку розподілити. Розподілити всі, або розподілити виділені. Якщо ми з вами виділимо декілька заявок – натиснемо розподілити виділені, ми їх зможемо розподілити на цю дату, на 9.08 і на якийсь точний рахунок або касу. Якщо ми нажимаємо розподілити всі – нам виділиться всі заявки, і розподілиться на банківський рахунок – знову ж таки або касу, в яких є грошові кошти, щоб ми могли в подальшому здійснити оплату.

Також, якщо ми перейдемо уже в сторону банківських рахунків - на рахунків і кас, ми бачимо, що у нас є залишки грошових коштів на цих рахунках і касах. З яких ми можемо здійснити оплату. Якщо у нас немає, наприклад, грошових коштів на рахунку – нам система не дасть зробити оплату з цього рахунку. У нас все воно буде таким червоним кольором. Також в даному журналі ми можемо робити фільтри рахунків і кас. Також можемо робити групування по партнеру, по статі РГК, можемо планувати в даному журналі. Ми можемо тут спланувати планові надходження грошових коштів, можемо розпорядження на переміщення грошових коштів робити – з банківського рахунку на банківський рахунок. Розпорядження з каси в касу – це все буде відображатися в нашому платіжному календарі. Також, якщо ми перейдемо в налаштування самого платіжного календаря – ми бачимо округлення сум, від’ємні суми і в нас є таке, як планові надходження, ми бачимо тут графіки, рахунки, надходження за поверненням товаром з постачальниками, надходження за фінансовою діяльністю – кредити і депозити, надходження за еквайрінгом, списання без оформлення заявок, графіки повернення, відомості на виплату зарплати.

Якщо ми навпроти кожного з цих пунктів поставимо прапорець – всі ці документи, договори будуть відображатись нам в платіжному календарі, якщо потреба в цьому є – можна задати таке налаштування. У нас залишається облік грошових коштів.

C:\Documents and Settings\Admin\Рабочий стол\Screenshot_4.jpg

Ми з вами зараз розглянемо каси підприємств, формування касових книг, інвентаризація грошових коштів, кредити, депозити, позики, взаємозаліки, списання заборгованості, взаєморозрахунки, розрахунки з підзвітними особами. Давайте з вами тепер розглянемо облік грошових коштів. До обліку грошових коштів я віднесла створення списань грошових коштів і платіжні доручення вихідні і видаткові касові ордери. Якщо ми відкриємо підсистему казначейства – вона розподіляється на такі маленькі підсистеми: планування і контроль грошових коштів, заявка на витрачання, платіжний календар, заявки до погодження – це все те, що ми з вами розглянули. Також у нас є розпорядження, очікування і так далі. У нас є банк і каса, тобто, банк – це у нас безготівкові платежі.

Якщо ми відкриємо цей журнал – у ньому відображаються списання безготівкових грошових коштів і надходження безготівкових грошових коштів. Ви можете як напряму, формувати ці дані документи, як із заявок на витрачання грошових коштів із договорів також можете напряму формувати це із журналів. У нас відкритий журнал. Якщо ми, наприклад, відкриємо надходження – у нас відкривається список господарських операцій на основі яких ми можемо формувати надходження. Це можуть бути здача готівки в банк, надходження від клієнта, погашення, повернення від постачальника, повернення від іншої організації, якщо це повернення від іншої організації – ми розуміємо, що це грошові кошти між організаціями, то це повинно бути налаштування в BAS ERP, щоб був дійсний цей механізм. Також є списання – знову ж таки, ми бачимо список господарських операцій в розрізі яких ми можемо витрачати наші грошові кошти. Ці списання – витрачання грошових коштів ми можемо створити також напряму з заявки витрати грошових коштів. В даному випадку у мене вже є і надходження і списання. Також, даний журнал ви можете розглядати в розрізі банківського рахунку, ви можете задати, для якого рахунку ви хочете бачити тільки надходження або списання і в розрізі контрагента. Періодизація – у нас є такі вкладки, як не проведені банком, проведені банком і всі платежі. Якщо ми перейдемо в не проведені банком – тут у нас нічого немає, в не проведені банком у нас попадають списання безготівкових грошових коштів – ті, які ще не підтверджені банком, тобто, ми зробили вивантаження платівок, відправлених банком, але банк нам їх ще не затвердив. Коли ми перейдемо в проведені банком – тут у нас вже є наші платіжні доручення, підтверджені банком, а це все ми можемо побачити прапорцем, які ставляться в самому документі.

Якщо ми подивимось уважно – під типом документа у нас є прапорець – проведено банком і у нас стоїть дата, якою нам банк проводить.

Також напряму із даного журналу ми можемо сформувати заявки на витрати грошових коштів, на підставі документів розрахунку, рахунків оплати, повернення від постачальників і так далі. Можемо обрати, наприклад, тут якусь операцію, нам тут підтягнуться заявки на витрати грошових коштів і напряму звідси ж формувати списання безготівкових грошових коштів.

Також із даного оригіналу ми можемо робити вивантаження у банк.

Якщо у нас є вивантаження у банк – у нас тоді відкривається, наприклад, список банківських рахунків, з я кого ми будемо робити вивантаження. Але, для цього потрібно персонально для кожного рахунку задавати формат по якому буде робитись вивантаження і потім вам, наприклад, якщо зробимо – вам тут підтягнуться всі платіжні доручення. Якщо звісно, є це налаштування і в якому, звісно, це форматі буде вивантажуватися.

З безготівковими розрахунками – також давайте перейдемо до каси. Каса. Ми бачимо видаткові касові ордери, прибуткові касові ордери. Всі ми прекрасно розуміємо, що у кожної організації, практично у кожної організації є каси.

Тобто, у нас є якась касова книга, яка складається із листків касових книг. А листки касової книги на кожну дату нам попадають – прибуткові касові ордери і видаткові касові ордери.

Якщо ми зайдемо, наприклад, у прибутковий касовий ордер – знову ж таким, ми побачимо, що він у нас буде в розрізі господарських операцій, ми бачимо, в розрізі операції, каса, на яку планується надходження грошових коштів, сума, декларація по єдиному податку – це сума, якщо потрібно, то виводите на друк.

Бачимо розшифровку платежу, підставою платежу – що виступає, знову ж таки, це може бути документ або договір з інших підсистем, або знову ж – наші договору кредитів. Якщо у нас стоїть форма оплати – готівка, то ми сюди можемо додати тип рахунку, об’єкт розрахунків. В принципі, воно ідентично може бути, якщо це видатковий касовий ордер – у вас є заявка, у вас є договір, по якому буде це все проходити – то в підставі платежу у вас буде виступати заявка на витрачання грошових коштів, а об’єктом розрахунків буде договір. Знову ж бачимо: контрагент, стаття РГК і організація.

Якщо ми перейдемо в видаткові касові ордери – ідентично, так само, як і в прибуткових – тільки тут на оплату.

І тут, якщо видаткові касові ордери – відкрили виплату зарплати через касу, наприклад, ми бачимо касу організації, відомість, з якої ми беремо суму, виплату, статтю РГК, по якій ми будемо відображати виплату і список працівників, список працівників відображається з відомості на виплату грошових коштів.

Це вже, так сказати, підсистема зарплата, але все ж таки. Якщо брати заявку на витрату грошових коштів, якщо у нас операція – виплата зарплати, то ми можемо зробити виплату через касу, через банк і можемо зробити виплату по зарплатному проекту. Все це робиться окремими документами – це підсистема зарплати, повинні бути відомості в касу, окремо відомості в банк і відомість окремо по зарплатному проекту. Також ми можемо друкувати відображення в регламентованому, в міжнародному обліку, можемо подивитись структуру підпорядкованості, рух і так далі. Знову ж таки, до оплати, якщо у нас є якісь ордера, до виплати зарплати, до виплати за відомістю, до виплати за працівником конкретним, ми можемо тут напряму зробити оплату знову ж таки, по зарплаті.

Касові книги, ще раз: касові книги складаються з касових листів. Касовий лист робиться на один день і в нього потрапляють всі прибуткові і видаткові касові ордери за конкретну добу.

Якщо ми перейдемо. Також є депонування зарплати, інвентаризація готівки, призначення готівки. Якщо компанія використовує якісь еквайрінгові термінали і ведуться розрахунки через термінали, або це можуть магазини і так далі – в казначействі використовується така функція, як еквайрінг. Є еквайрінгові операції, є еквайрінгові термінали і звіт банку еквайрінгу – як це все закривається. Також є у нас розпорядження на переміщення грошових коштів, очікування на надходження грошових коштів. Очікування надходження грошових коштів – більш актуально, якщо ми використовуємо договори кредитів і депозитів.

Якщо ми перейдемо, наприклад, в кредитний договір, у нас відкривається ось така форма договору.

Звісно, найменування, хто у нас кредитор, який надає договір, які організації, в якій валюті у нас буде робитись розрахунок, форма, з якого рахунку на який рахунок, характер договору – у нас кредит або позика, отриманий або може бути, якщо ми зараз подивимось – позика просто це може бути зовнішній займ, внтурішній займ, тип терміновості – це може бути довгостроковий, короткостроковий. Якщо є відсотки – ставка відсотків зазначається. Якщо є комісія – також зазначається, але за графіком. Зараз ми перейдемо. Ви можете робити це в розрізі підрозділу – тут відображається перший транш, коли у нас буде надходження грошових коштів і останній платіж – коли нам потрібно зробити заплатити всю суму до закриття по даному кредитному договору: скільки тут в місяцях, днях і ліміт суми траншу ми можемо тут задати суму, поставити ліміт, суму надходжень. Договір обов’язково має бути діючим. Якщо по ньому вже йдуть надходження оплати – він може бути тільки в статусі дії.

На вкладці доп.розрахунки – статті обліку ми бачимо банківські рахунки додаткові, на яку будуть списуватися відсотки комісії, статтю руху грошових коштів – куди сума цього всього обороту, де будуть відображатись, на яких статтях. Статті витрат – це вже більше не до бюджету БРГК, а бюджету доходів і видатків. Вид діяльності – якщо в розрізі потрібно вести: операційна, інвестиційна або фінансова. Група фінансового обліку – це більше для бухгалтерії, для полегшення їх роботи і напрями діяльності – це вже бухгалтерський.

Якщо потрібно – також є забезпечення і коли ми всі ці вкладки повністю заповнили – нам потрібно розрахувати наше надходження і оплату, тобто, варіант графіків – по якому принципу будуть надходити кошти, коли будуть здійснюватись оплати і коли нам потрібно створити варіант графіка.

І у нас є транші, наприклад, суми, по яким нам будуть надходити грошові кошти – 01.01.2018 повинно поступити 100 000 гривень. І оплати розбиваються – якщо у нас є сума основного боргу, у нас, наприклад, 100 000, але ми зобов’язуємось платити відсотки, ще плюс комісія. Комісія у нас в даному випадку одноразова, ми платимо наперед з 2016 і відсотки кожного місяця – у нас нарахування на суму основного боргу. Це оплати і тут нарахування. Вкладки нарахування відображаються з вкладки оплати, суми відсотків і суми комісій.

Коли це все у нас створено, ми можемо створити на підставі надходження безготівкових коштів і видатковий касовий ордер.

Є в нас транші, з цього договору ми можемо планово зробити надходження грошових коштів, можемо зробити планове, можемо зробити фактичне надходження грошових коштів, можемо створити заявку на витрачання грошових коштів, тому що ми плануємо оплатити по даному договору. Можемо напряму, в принципі, без заявки робити видатковий касовий ордер або списання безготівкових грошових коштів. Знову ж таки: якщо ви хочете робити списання безготівкових грошових коштів і видатковий касовий договір без заявки на витрачання грошових коштів – для цього також існує певне налаштування в банківському рахунку або в касі з яких це буде робитися, списання, що ми не будемо використовувати заявку на витрачання грошових коштів. Також це може бути задано для статті БРГК, якщо це там якась комісія або банківська гарантія – що не є доцільне використання заявки.

Ідемо далі: також є варіація витрати грошових коштів чи видача підзвітним особам по довіреності. Якщо, наприклад, наша підзвітна особа закупила за свої кошти якийсь матеріал і ми їй видаємо грошові кошти на основі заявки на витрачання грошових коштів, списання і закриваємо це все авансовим звітом.

Тобто, бухгалтерським документом. Також є взаємозалік заборгованості за допомогою звірки взаєморозрахунків – тут ми дивимось заборгованість по даному контрагенту, також ми можемо робити взаємозаліки по контрагентах, можемо робити списання заборгованостей.

Давайте перейдемо уже до формування план-фактного аналізу, до РГК нашого. Заявки на витрачання грошових коштів у нас створені з вами, списання безготівкових грошових коштів, видаткові і касові ордера теж є. Якщо ви хочете побачити планфактний аналіз – ви переходите в вид бюджету, наприклад, по моделі 2018, у мене є РГК і переглянути вид звіту. Так, давайте перейдемо до запитань.

Чи є можливість назначити ліміт на контрагента або організації? Так, є можливість назначити ліміт на конкретного контрагента або організацію, на договір. Ще вам навіть покажу: якщо ми перейдемо в модель бюджетування, правила лімітування – ми ось бачимо, додатково обмежувальний ліміт – це він нам дозволяє назначати ліміти на конкретні аналітики, організації, контрагенти і договори.

Чи можна надати позику співробітникам, чи потрібне доопрацювання? Доопрацювання непотрібне, ми можемо надати позику співробітнику. Якщо ми перейдемо, наприклад в заявку на витрачання грошових коштів і відкриємо список господарських операцій – ми бачимо, що у нас є така річ, як видача позики співробітнику.

Для цього ж знову таки: підрозділ, співробітник, його особовий рахунок і договір позики співробітнику – це договір кредиту просто із типом договору, видача позики.

З яких підсистем відображаються дані в бюджетування? В принципі, ми можемо в бюджетуванні відобразити всі дані з усіх підсистем в залежності від налаштувань. Ми можемо в статті бюджету зробити налаштування по оперативному обліку, по оперативним документам.

Коли перейдемо сюди – по оперативному обліку – у нас будуть господарські операції, по регламентованому обліку – це по плану рахунків, по конкретним рахункам можемо відображати дані і по міжнародному обліку також, по плану рахунків, по рахункам міжнародного обліку. З усіх підсистем ми можемо відображати дані в бюджетування.