Финансовый управленческий учет

Финансовый управленческий учет делится на несколько этапов:

  • Платежный календарь,
  • Согласование заявки
  • Бюджетный контроль,
  • Бюджетирование (планирование) ДДС
  • Согласование Бюджета
  • Сравнительный (план-фактный) отчет ДДС,
  • PNL
  • Баланс.

Платежный календарь.

Документы Планирования, формируют прогноз в платежном календаре:

  • Заявка на оплату
  • Плановое поступление ДС

Документы Фактические отображают уже свершившиеся поступления дс или оплаты:

  • документы платежки входящие, исходящие,
  • кассовые движения

Документы Фактические вытесняют Документы Планирования по одному из двух вариантов:

  • (вариант 1) Документы Фактические вытесняют Документы Планирования вне зависимости от суммы заявки
  • (вариант 2) Заявки будет оставаться в Платежном календаре до полного (и точного) закрытия.

Отдельно следует разобраться с теми случаями, когда небольшие отклонения сумм Документов Планирования от Документов Фактических погашаться не будут вовсе:

  • Платежка будет закрывать всю заявку целиком или же с какой-то долей погрешности. например, если, отклонение в пределах 10%, то считается, что оплата произведена полностью и заявка будет убрана из платежного календаря и подменена фактической оплатой.
  • Отклонения будет производитсья специальным документом – Закрытие заявки. Если Заявка закрывается не полностью – остаток суммы заявки остается в платежном календаре.

Платежный календарь строиться за период и все незакрытые Документы Планирования будут на дату начала отчета свернуты в одну колонку первую колонку, чтобы они не были утеряны.

Если по счету, по договору или по этапу договора сумма больше, чем сумма Заявки (т.е. счет оплачивается частично), то в платежном календаре должна присутствовать колонка с суммой счета и сумма остатка денег по счету.

При Варианте 1, как только по заявке будет выполнен платеж, не важно, на какую сумму – эта заявка исчезнет из платежного календаря. Если заявка не может быть выполнена на всю сумму, то финансовый комитет должен либо отклонить эту заявку и потребовать разбить эту заявку на несколько, либо самостоятельно разбить эту заявку на несколько, чтобы можно было эту заявку разместить на разные даты. Или просто уменьшить сумму заявки, тогда инициатор должен как-то быть оповещен, что сумма будет меньше, и ему надо будет генерировать дополнительную заявку, чтобы закрыть всю сумму счета. Если там будут какие-то отдельные отчеты по остаткам счета.

В платежном календаре можно выполнять:

  • согласование заявок
  • открывать счета или заказы из строки отчета.
  • переносить дату заявки на другую дату,
  • смотреть итоги по колонкам детализации периода, по дням, неделям, месяцам, какой получается итог с учетом остатка на расчетных счетах

Если его строить за предыдущий период, то там должны будут фигурировать только фактические документы факта, то есть: касса или платежки – входящие, исходящие.

Эти документы генерируют подразделение (ЦФО) указывая:

  • статью движения денежных средств.
  • Контрагента
  • Договор
  • счет на оплату покупателя или заказ покупателя или этап договора.
    (ничего не указывается – если это регулярные платежи в виде выплаты зарплаты, налогов, банковские комиссии или внутригрупповые переброски денег и так далее.

В отчете Платежный календарь:

  • вправо разворачивают по периодам по дням, месяцам, неделям, год.
  • вниз группируют по контрагентам, договорам, заявкам, подразделениям, организациям, статьям и Документы Планирования.

Подписание заявок на платеж.

Сложный маршрут согласования,

Инициатор делает заявку, потом эту заявку подтверждает начальник подразделения, потом она передается еще куда-то там выше и доходит до финансового департамента или финансового контроля, где финансовый контроль подтверждает или согласовывает эту заявку, после этого заявка корректироваться не может, она может только финансовым департаментом переноситься из периода в период.

Здесь есть нюанс с переходящим бюджетом. То есть, если согласовали на какую-то дату согласовали, и в том периоде хватало по бюджету, но если Заявка переносится, то в следующем периоде эта заявка должна быть отменена и согласована заново.

То есть, может быть необходимость проверки остатка бюджета как на дату заявки, так и на дату платежа. Никто, конечно, не мешает в клиент банке сделать любой платеж (и не согласованный тоже) или увеличить сумму платежа, непосредственно, в клиенте банке.

В таких случаях используется только механизм запоздавшего контроля, когда отчетами сравнивается, какие платежи были совершены, и какая сумма была в заявке или же отчеты оплаты не по заявкам или отклонения суммы заявок от суммы платежа в большую или меньшую сторону.

Бюджетный контроль

Бюджетный контроль может выполняться на нескольких уровнях:

  • (Первый уровень) в момент создания Документа Планирования оплаты (Заявки на оплату) система сверяет сумму Заявки с остатками бюджета по статье и ЦФО и сразу позволяет или не позволяет разместить Заявку.
  • (Второй уровень) при создании Заявки, бюджета хватает, и он дальше идет по цепочке до того момента, пока не будет рассмотрен финансовым комитетом. На уровне Финансового комитета осуществляется проверка, действительно ли указанный платеж, размещен по правильной статье.

Проверяются остатки по этой Статье ДДС, а может быть еще более сложная математика – сравниваются доходы с расходами, то есть, хватает ли доходов для того, чтобы выполнить этот расход.

В простом случае это зависимые статьи в процентном отношении к определенным статьям доходов (то есть, закупать ли материалы, если продажи продукции вот такие. Если они меньше, то, соответственно не разрешается закупать. Это касается и канцелярии и общих затрат, которые можно сопоставить с доходами.

Проверяются остатки денежных средств, чтобы принять решение в какой период целесообразней осуществить платеж.

Бюджет.

Вариант 1:

В начале года делается бюджет на год с разбивкой по месяцам. Каждый месяц может детализироваться бюджет по неделям.

Это может выполняться в «плоском виде» - в одном документе. Таблица документа выглядит понедельно и годовой план по месяцам относит всю сумму на первую неделю или же разбрасывает пропорционально по неделям. Когда уточняется месячный бюджет, то корректируются суммы в неделях.

Корректировка бюджета производится изменяя этот-же документ (или на основании делается документ корректировка).

В простом варианте нажимается кнопка, которая:

  • переносит остатки выполнение бюджета на следующий период или пропорционально на весь год разбрасывает, или переносит на следующую неделю или пропорционально на месяц (то есть, в каждую неделю записывает сэкономленный бюджет)
  • или точно также забирает, если бюджет был превышен, либо со всего года перераспределяет эту сумму, либо на ближайшую неделю, либо пропорционально на месяц.

Вариант 2:

Годовой и месячные бюджеты могут:

  • как загружаться из Екслея
  • так и согласовываться в виде отдельных документов от каждого подразделения по всем или выборочно Статьям ДДС на 4-ре ближайшие недели или неделю или до конца года.

В таком варианте, скорее всего, суммы могут переносятся с предыдущего периода с помощью документа корректировки бюджета.

Согласование Бюджета ДДС

Планы проходят маршрут согласования, который доходит до финансового контроля, и там подтверждается или нет. Если не подтверждается и тогда варианты корректировки, либо в этом же документе, либо нужно копировать с текущего новый документ, вносить в него исправления и опять по цепочке снова все это согласовывать.

Простой маршрут согласования – это когда он идет по линейной цепочке. Если где-то он был не утвержден, то этот документ прекращает свое дальнейший маршрут, он остается неподтвержденным и инициатору нужно создавать новый документ, с помощью копирования этого и опять запускать по линейному маршруту

Сложные маршруты согласования - могут возвращаться на доработку, то можно бы не просто указать, что бюджет не подходит, но что он должен вернуться на цепочку ниже. То есть, он должен вернуться к какому-то ответственному на переформирование, а потом опять продолжить свои цепочки движения.

Сравнительный отчет план факта ДДС

Отчет выглядит:

  • вниз – стандартные колонки: организация, подразделение, статья.
  • Справа – либо разбивка по периодам, то есть, это неделя или месяц – заданный период и в каждом периоде две колонки – план, факт, отклонения, оба в процентах.

Если не выводить плановую колонку, то отчет будет выглядеть как фактический ДДС. Если не выводить фактическую колонку, то будет выводить план, бюджетный ДДС.

Сам по себе фактический ДДС особой пользы не несет. Он выступает только, как контроль за тем, действительно ли деньги расходовались правильно и показать какие ответственные в этом виноваты и скорректировать платежную политику на будущее.

План-фактный анализ участвует в принятии решений – платить или не платить.

P&L

P&L строится по источникам данных и здесь нужно будет понимать как указана статья доходов и статья затрат в документах. Правильно ли она фигурирует в шапке документа или ее надо выносить в строки или где-то убирать из пользовательского выбора и его вставлять в номенклатуру или в товар, услугу, схему реализации, может быть в договора. Присутствует ли она в управленческих регистрах.

Отдельные вопросы со статьями доходов. В общем случае система их выделяет 2: доходы от продажи товаров, услуг

Статьи ДДС и PNL

Статьи ДДС и PNL могут совпадать, если будет строится сравнительный отчет ДДС и PNL. Если эти статьи не совпадают, то бюджет PNL делается отдельным.