7. Групповая обработка документов.

Работа с групповыми операциями над документами:

  • удаление,
  • перепроведение,
  • отмена проведения.

Существует 2 варианта работы с групповыми операциями: эти 2 варианты являются стандартными.

Вариант первый: для того, чтобы им воспользоваться –необходимо включить подменю, все функции. Для этого мы переходим в меню Сервис, Параметры и ставим флажок – отображать все функции.

После этого будет доступна команда – все функции.

Выбираем ее. Далее опускаемся вниз и в разделе Стандартные выбираем пункт меню – Проведение документов.

В первую очередь задаем период, период можно задавать

  • произвольный
  • выбрать какой-то из списка.

Тут уже есть варианты, можно просто выбрать какой-то произвольный период, выбираем за январь, февраль 2011 года. Далее – режим проведения. В первом варианте, можем только перепроводить документы или проводить их, удалять здесь ничего не можем, и делать отмену проведения в это варианте тоже не можем.

Поэтому, выбираем необходимый вариант – в данном случае, здесь 3 варианта:

  • переповодить проведенные документы,
  • проводить непроведенные документы
  • перепроводить проведенные документы и перепроводить и те и другие.

Выберем проводить непроведенные документы. Далее флажок – прекращать проведение при возникновении ошибки. Что он означает – если флажок поставлен, то при проведении какого-то документа возникнет какая-то ошибка, то весь процесс остановится –будет необходимо будет устранить ошибку и опять по новой запустить этот процесс проведения. Ниже расположено 2 окна, окно слева – это перечень всех документов, которые существуют в системе, окно справа – те документы, которые хотим пере провести. В данном случае под документами имеется в виду – тип документов. Выбираем документ, скажем, расходная накладная и нажимаем кнопку провести. Система сообщает, что было не проведено 3 документа.

Можем убедиться, что за январь, февраль теперь все документы проведены.

Второй вариант групповой работы с документами. Основывается он на том, что есть список документов, иначе говоря – журнал, по каждому типу документов. И в этом журнале можно выполнять групповую операцию над документами.

Необходимо выделить определенное количество документов, выделяются они, удерживая клавишу ctrl, можно выделить несколько документов и после этого выбрать пункт меню – все действия, скажем, какую- то команду, провести, или пометить на удаление.

Провести только непроведенные и только по определенному контрагенту. Возьмем сейчас контрагент Мир кондиционеров и отберем по нему документы – непроведенные. Выбираем команду все действия и далее – настроить список.

Открывается окно, на закладке отбор должны выбрать необходимые реквизиты, по которым будем фильтровать. В данном случае уже один реквизит есть, но он пока не задействован, сейчас задействуем, выбрали реквизит – проведен, значение - нет, значит, что он не проведен. И теперь выберем реквизит контрагент. В данном случае выберем Мир кондиционеров, говорим ок и программа отбирает все документы, непосредственно, по этому контрагенту, причем они именно непроведенные.

Далее с помощью ctrl выделить можно все эти документы, можем выделить их не только с помощью ctrl, а нажав сочетание клавиш ctrl+ английская буква А, и все документы будут выделены и после этого выбираем в меню все действия – провести.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

Документы исчезли только потому, что они перестали соответствовать отбору, а отбор был по двум параметрам: первое – это то, что документ должен быть непроведенный и второе – что документ должен быть на контрагента Мир кондиционеров.

Для того, чтобы отключить отбор – необходимо обратно вернуться в меню Все действия, настроит список и отключить использование наших отборов, документы все появились.