Инвентаризация.

Следующая операция – это операция инвентаризации.

Каким образом проверить, или выполнить сличение фактических остатков с документальными остатками, которые есть по данным учета, то скорее всего, предприятие ведет какую-то учетную систему, естественно, скорее всего, это будет Управление торговлей версия 3. Вот нам нужно проверить, смотрим, что по остаткам у нас товара такого-то есть N количество штук, а нам нужно убедиться, что фактически – то же количество штук. Если у нас не совпадение, соответственно, мы должны ввести исправление в наш учет. Итак, выполняется это следующим образом: в группе склад у нас есть группа Излишки, порчи, недостачи – вот они здесь собраны.

Первое, что создаем –создаем приказ на проведение инвентаризации. Для того, чтобы товара было больше – я сейчас распроведу 2 последних документа для того, чтобы мне было проще с ними работать. То есть, распроведу документ продажи и распроведу документ перемещения, то есть, я верну товар на место.

Отчетом мы убедимся, что действительно у меня товара стало больше.

Минуса все наши ушли, вот все наши товары имеются в наличии.

Допустим, у нас следующая задачка – мы проверили, и у нас оказалось, что тостеров на 2 меньше, поэтому, нам нужно выполнить списание, нужно скорректировать свои остатки. Первое, что мы должны с вами сделать – мы должны сделать приказ на проведение инвентаризации. В группе склад есть группа излишки, недостачи, порчи и формируем приказ на проведение инвентаризации.

Мы создаем документ, которым говорим, что по такому-то складу в такой-то период мы хотим провести инвентаризацию. Сюда же можно указать состав комиссии, которая будет это делать и при желании распечатать инвентаризационную опись, которая пока еще не оформлена никаким образом, но приказ – это просто намерение проверить данные инвентаризации.

Следующий документ, который у нас будет – мы составляем документ пересчета, то есть, мы заставляем пересчитать наши товары. Мы создаем документ распоряжения на пересчет товаров, оно сюда уже попадает, как приказ на проведение инвентаризации и мы создаем документ пересчета.

Что здесь у нас есть: статус документа в работе, когда мы закончим проведение пересчета, мы изменим статус на «выполнен». Указан склад, по которому проводится инвентаризация и проводится отбор, то есть, мы можем указать, что мы хотим проинвентаризировать, по умолчанию стоит признак – по остаткам, то есть программам будет пытаться заполнить в табличную часть все имеющиеся остатки на данный момент.

Но мы можем ограничить нашу табличную часть какой-то группой номенклатуры, либо видом номенклатуры, то есть, в зависимости от того, что мы хотим проинвентаризировать. Допустим, мы хотим проверить остатки только по бытовой технике, продукты мы инвентаризировать не хотим. Поскольку у нас номенклатура не большая – мы сейчас проверим все, что у

нас есть.

Итак, вариант по остаткам, нас вполне устраивает. Мы заполняем по отбору и видим, что у нас все актуальные остатки, все, что у нас числится – программа эти же данные вывела в данные по учету. Дальше начинается процесс пересчета, то есть, мы начинаем указывать, что у нас чего-то столько, а вот потом оказалось, что мороженного у нас 100, тостеров у нас 178, чипсов – 132. Вот у нас фактически остатки, которые мы проверили. Когда мы закончили работу с этим документом, мы его переводим в статус – выполнен.

Итак, у нас получается, что есть приказ, есть результат пересчета и нам нужно зафиксировать отклонения, получается, что 2 тостера нам нужно списать для того, чтобы выровнять наши остатки. По результатам проведения инвентаризации мы можем на основании приказа сформировать ряд документов. Первый документ – это документ задания: мы можем кому-то или кладовщику поставить задачу, что: уважаемый товарищ кладовщик, у тебя сегодня инвентаризация, планируй работу так, чтобы ты с клиентами не работал или наоборот – мы ставим работу заранее, чтобы организовать группу людей, чтобы вышел не один кладовщик, а вышло два кладовщика, чтобы они провели пересчет этого товара.

Мы сейчас задание ставить не будем, мы будем списывать недостачу: у нас разница в 2 единицы, и она как раз связана с недостачей. Вводом на основании программа заполнила то, что у нас отличается – вот она говорит, что тостеров указали на 2 единицы меньше, поэтому, пожалуйста, куда вы его будете списывать? И сразу же вы должны указать, на какой отдел мы его списываем, по какой статье. Что касается статьи расходов, статьи у нас довольно интересные вещи – это аналитики при расчете себестоимости, поэтому для списания недостач мы должны указать, что мы в данной статье будем делать, как мы будем списывать недостачу.

Я создам новую статью, в данном случае мы можем выбрать, куда мы будем

списывать нашу недостачу: либо мы ее будем списывать на себестоимость проданных товаров, и тем самым программа увеличит себестоимость списанных товаров, либо мы его будем списывать на затраты направления деятельности.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

В данном случае пока нас такой вариант устроит, в качестве аналитики мы укажем направление деятельности и программа от нас потребует аналитику – на какое направлении деятельности мы хотим списать. В данном случае мы естественно спишем на отдел бытовой техники. Если правила учета в компании такие, что отдел определенный свои недостачи покрывает за счет собственной прибыли или еще чего-то, в этом случае мы можем списывать на них, если это все покрывается за счет убытка компании, то тогда мы это все будем списывать на убыток компании.

Итак, мы провели документ Недостача, можно посмотреть, какие движения программа сделала – она уменьшила товары на складах и уменьшила свободные остатки: то есть, у меня сейчас должно быть 168 единиц тостеров.

Смотрите в чем ситуация: дело в том, что у нас еще есть документ реализации, который мы провели от 26.05, то есть немножко забежали вперед – как раз этим документом продали 20 штук тостеров наших.

Давайте убедимся: да, вот они 20 штук проданы, поэтому наши остатки и не соответствуют тому, что сейчас происходит на складе.

То есть, о чем это говорит: система позволяет нам проводить документы будущими периодами, спокойно это все отрабатывать, как правило, на предприятии такого не бывает, мы не можем знать, что мы через 2 недели выполним документ, связанный со списанием товара - документ реализации товаров и услуг. Итак, операция довольно-таки простая, еще раз напоминаю: группа склад, группа складские операции и излишки – вот у нас вот эти документы. Создается приказ на проведение инвентаризации, в этом приказе указывается склад, в этом приказе указывается период, в этом приказе указывается, можно поставить, допустим, на основании этого приказа – задания ответственным сотрудникам, чтобы они обеспечили проведение инвентаризации. Дальше формируется документ пересчет и еще один момент – в документе пересчета тоже есть статусы, то есть, когда у нас документ пересчет в работе – он блокирует доступ к данному складу и с него в данном случае провести операцию реализации будет невозможно, поэтому это нужно учитывать, когда мы проводим данные по инвентаризации.

Опять же, зачем это сделано: ну, действительно, для того, чтобы получить реальные актуальные остатки – мы должны приостановить операции по складу, провести инвентаризацию и потом только опять возобновить работу нашего склада. Теперь можно попытаться распечатать, вернуться к нашему приказу, распечатать инвентаризационную ведомость, то есть, вот видно, что у нас здесь происходит.

То есть, мы провели пересчет, есть фактическое наличие. Вот наш результат пересчета, вот наш бланк.

Программа позволяет сформировать пустой документ – вы его распечатали и отправили ваших кладовщиков пересчитывать.

 

У вас есть реальный документ – вы можете сами выборочно проверить что-то или провести инвентаризацию вместе с ними. Как видим – довольно-таки простой механизм.