Отчеты по продажам

Дальше целый блок отчетов, связанный с контролем реализации. Давайте посмотрим анализ расчетов с нашими клиентами.

Вот мы видим, что у нас есть общая информация по нашим расчетам, мы должны клиенту Вымпел 6000, то есть мы за что-то с клиентом не рассчитались, либо не отгрузили какой-то товар. Возможно, клиент деньги оплатил, а мы ему это не сделали. Следующий блок расчетов – привязка к конкретному заказу: можно посмотреть, как у нас обстоят дела с заказами.

Есть такой отчет – Карточка клиента. Что здесь: здесь, по сути, мы можем видеть довольно детальную разбивку по таким документам, какие суммы прошли, откуда они формируются, соответственно долги и так далее. Вот мы видим, что наш контрагент Вымпел 13 числа формирует документ реализацию на сумму 12600 и ничего по нему не платит, точнее мы сформировали реализацию, но по ней оплаты нет. Либо же наоборот – есть деньги, но нет документа отгрузка. Есть реализации 2, на 600 и на 100, которая в сумме может быть и дают эти 700 гривен, но скорее всего, это все связано с нашим заказом.

То есть, напоминаю, что мы можем свернуть данные до документов, то есть, видно, что вот есть документы, и вот у нас видно, что заказ торговый дом по этому заказу у нас все замечательно, все выполнено. Почему: у нас есть поступление денег, есть 2 факта реализации.

Попробуем этот документ реализации отменить проведение, то мы увидим, что у нас ситуация с заказами не такая уж хорошая – мы должны еще 100 гривен, то есть, наш заказ частично не выполнен, либо, если у нас есть неоплаченная часть.

Блок отчетов довольно-таки удобный, гибкий, чуть позже мы посмотрим как еще отчеты можно донастраивать. Механизм расчетов с клиентами – то есть, видно, где оплата, где отгрузка, то есть, за что у нас эти долги формируются. И во многие отчеты можно вытаскивать документы – регистраторы, когда видно, чем этот долг сформирован: либо каким-то документом оплаты, есть у нас предоплата, но нет отгрузки, либо наоборот – есть отгрузка, но нет оплаты и так далее.

Есть всевозможные сверки, которые можно делать, здесь нет, к сожалению, этих данных.

И анализ данных по заказам, вот мы видим: что касается просроченных долгов, то есть, у нас в документах заказа и реализации есть график оплат, с которого видно, что какая-то часть суммы должна у нас была поступить, как предоплата, а какая-то часть денег должна была поступить, как пост- оплата. В таком случае, программа считает, что какая-то сумма у нас просрочена, она должна была поступить. То есть, уже менеджеры, которые работают с неплатежами клиентов уже могут начинать активно этим заниматься, выяснять, почему деньги не поступили, либо они не были оплачены и так далее.

Вот такой блок отчетов, который может видеть наш менеджер по продажам. Как видим, со своим ограниченным интерфейсом – он может это легко видеть. И, допустим, структура долга, посмотрим за произвольную дату. Нет пока данных для формирования отчета и так далее.

То, что связано с закупками, первое: когда мы пытаемся формировать заказы наши поставщикам, мы естественно, сразу должны проверить, что у нас доступно.

Вот у нас чипсы в резерве, давайте сразу посмотрим, с чем этот резерв у нас сформировался. Скорее всего, сюда нельзя добавить документ, что является не очень удобным.

Как двигаются наши товары, как они перемещаются: приходная, расходная часть, конечный остаток и так далее. И опять же она у нас делится по группам номенклатуры: мы можем видеть, какие группы у нас допустим, лучше двигаются, приход/расход оборачивается быстрее, какие-то группы у нас меньше двигаются и так далее. Вот мы можем видеть, что у нас расход бытовой техники всего 55 единиц, расход продуктов – 450 единиц и так далее.

Естественно, остатки можно смотреть актуальные, когда мы планируем сформировать или планируем проанализировать заказы, которые клиенты нам выставляют – мы должны иметь возможность проанализировать остатки, сможем ли мы их обеспечить.

И если бы у нас велись данные по нескольким организациям, то есть, система предусматривает ведение учета в одной базе по нескольким организациям, в таком случае, мы могли бы посмотреть остатки товаров в принадлежности к организациям. То есть, в нашем случае, мы видим, каким организациям и на каких складах какие товары принадлежат. То есть, система все-таки, несмотря на то, что ведет обобщенный учет товаров в разрезе каждой организации, в то же время, она ведет общий учет товаров, скажем так, всего предприятия, которое может входить в несколько организаций.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

Давайте теперь посмотрим, какие отчеты у нас доступны нашему пользователю администратору – там система отчетов намного больше, те же самые отчеты по продажам, вот мы видим, так скажем, данные о валовой прибыли. То, что нас собственно, интересует. Я напомню, с прошлого занятия, которое у нас было, что в отличие от Управления торговлей, версия 2.0, в версии 3 немного изменился подход к формированию себестоимости. В каком плане: дело в том, что в Управлении торговлей, версия 2, себестоимость рассчитывалась документом реализации. Именно в момент проведения документа Реализации товаров и услуг, у нас формировался расчет себестоимости. В Управлении торговлей, версия 3 ситуация диаметрально изменилась. Сейчас, если мы сформируем отчет валовая прибыль, мы можем увидеть очень не точные данные. С чем это связано: мы не провели регламентный документ.

Я напомню: у нас есть регламентный документ, который называется – Расчет себестоимости товаров. И вот для того, чтобы мы получили реальные данные для анализа – нам этот документ нужно регулярно перепроводить.

Вот я изменил, система, естественно, посмотрю движения, система, естественно, мне документ движения переписала.

У меня вот расходы добавились, все мои продажи появились и так далее, теперь у меня себестоимость рассчитывается верно.

Но вот такая процедура, когда я этот документ сам должен регулярно перепроводить – она не есть удобной для пользователя. С чем это связано: с тем, что забыл пользователь перепровести, или сидит пользователь и вспомнил, что ему вечером надо перепровести этот документ. Вот специально для этих целей мы можем воспользоваться опять же одним из удобных нововведений Управлений торговлей, версия 3 – это, так называемое, фоновое задание. Мы сейчас попробуем найти наше фоновое задание, опять же я обращаюсь к панели администрирования, Настройки и что я здесь вижу.

Я здесь вижу регламентные и фоновые задания, то есть, это процессы, которые у меня будут выполняться с определенным интервалом, с определенной периодичностью. Вот, допустим, я хочу, чтобы у меня документ Расчет себестоимости запускался с определенной периодичностью. Поэтому я для него могу настроить расписание и сказать: вот сейчас у меня документ запускается только вручную, то есть не определена для него процедура перепроведения и соответственно, анализировать данные не совсем удобно. Поэтому, что можно сделать, в плане донастройки системы: мы можем настроить расписание таким образом, что в удобное для нас время документ будет перепроводиться. То есть, в течение дня документ проводится в 12:20 и повторяется через каждые 12 часов, мы 12 часов пробуем перевести в минуты, грубо говоря, через 10 часов, через 36000 секунд. Либо я могу в течение дня добавить сюда несколько расписаний, то есть, в 12, потом. Допустим, повтора не будет и потом в 23:00. Вот у меня система 2 раза в день будет его запускать. Нет, все-таки нужно настраивать на 12 и повторять через каждые 40000 секунд. Каждый день система у меня это будет делать.

Я могу регламентное задание выполнить сейчас, вот у меня документ Расчет себестоимости работал или же для этого опять же запускать отдельный сеанс, чтобы он не мешал пользователю: система периодически будет выполнять вот это регламентное задание. Тогда пользователю, естественно, не придется перепроводить этот документ и получать корректные данные по расчету себестоимости. Сам документ довольно-таки простой, нас интересуют только движения. Итак, давайте теперь все-таки вернемся к отчету Валовая прибыль, данные по продажам. Валовая прибыль по сделкам – нас интересует этот месяц, сейчас мы просто формируем, номенклатуры, к сожалению, нет, вот есть себестоимость, и мы сейчас добавим сюда еще контрагента.

Есть только партнер, а мы добавим сюда еще контрагента.

Мы видим суммарный объем продаж, и мы видим данные о продажах конкретного юридического лица, то есть, насколько у нас купил Смирнов, на сколько у нас купил Вымпел. Сразу же можно анализировать, допустим, с кем удобнее нам работать, либо, допустим, предприятия могут делать какие-то данные для анализа.

И смотрим параметры, которые можно сделать: вот у нас есть определенный набор, то есть, мы можем вывести сюда еще данные о количестве и видеть, что у нас происходит.

Вот количество номенклатуры: мы видим количество выручки и нам хочется, допустим, видеть, вот видно, кто, что у нас покупает, и допустим, нас интересует средняя цена, мы хотим знать, по чем в среднем мы продаем нашим покупателям, нашим клиентам наш продукт.

В принципе, расчет можно сделать довольно просто, можно эту табличку выгрузить в excel, там посчитать и эти данные получить. Но, иногда эти данные хочется получать непосредственно в самих отчетах. Какие есть варианты донастройки этих отчетов: можно пойти коротким путем – поставить задачу программистам, либо своим, либо привлеченным и они эти данные вам в отчеты добавят, соответственно, это будет стоить какую-то сумму денег, но задача эта будет выполнена. Но сразу же хочу от этого отговорить, в каком плане: как только программисты начинают что-либо дописывать или доделывать в отчетах или объектах системы, конфигурация сразу же снимается с поддержки и обновление системы уже становиться довольно-таки затратной частью. Вы дополнительно должны будете оплачивать процедуры обновления. Так вот, можно ли воспользоваться каким-то штатными средствами, скажем, та же самая система может ли позволить вам делать эти вычисляемые поля. В принципе может, мы сейчас можем попробовать это сделать. Итак, как получить цены. Цены мы можем получить очень просто: нам достаточно выручку разделить на количество, таким образом, мы получим цены. Давайте попробуем настроить эти данные. Такой вариант настроек нас не устраивает, поэтому мы воспользуемся более расширенным параметром настроек: вот у нас есть настройки, которые позволяют настраивать вот этот отчет.

Первое, что нам нужно: нам нужны пользовательские поля. Я хочу добавить новое поле, и поле это будет называться цена.

Следующее, что мне нужно – мне нужно узнать, какие поля я должен выбрать и какие действия над ними совершить, чтобы программа меня поняла и выполнила расчет. Я сейчас сохраняю, если я сейчас сформирую отчет, я добавлю количество, цену, цена пустая, сейчас не формируется.

Сохранил вариант отчета, по партнерам с ценами.

И по поводу сохранения вариантов отчета: я могу при сохранении вариантов отчета, сразу же сказать: в какие разделы дополнительно этот отчет добавить и кому из пользователей его предоставить, то есть, кто из пользователей должен этот отчет видеть. Допустим. Я хочу, чтобы этот отчет еще и видел менеджер по продажам, и еще хочу, чтобы он добавился в разделы, допустим, в эти 3 продажи и так далее.

Все, я отчет сохранил, пока визуально ничего не поменялось, но у меня уже появился новый отчет, называется он у меня Валовая прибыль по партнерам с ценами. Я попробую еще раз открыть группу продажи, Отчет по продажам. Вот у меня отчет – Валовая прибыль по партнерам с ценами, она у меня добавилась.

Видит ли этот отчет мой менеджер по продажам. Давайте попробуем зайти под ним. У него интерфейс будет немного ограничен, вот я вижу, и в группе Продажи, к сожалению, не вижу, скорее всего, у него нет доступа к самому отчету Валовая прибыль. Давайте попробуем сейчас его все-таки донастроить.

Итак, я изменяю варианты, смотрю, какие мне нужно взять поля. Мне нужно взять поле Выручка и разделить на поле Количество.

Итак, я возвращаюсь в настройку и пишу: выручка делить на количество. Для подсчета итогов я буду делать то же самое, в квадратную скобочку нужно взять. Где-то ошибка, нужно посмотреть синтаксис.

Что мы можем получить: поле, которое будет рассчитано по каким-то правилам и для этого не придется привлекать, скажем так, внешних программистов и так далее. В следующем занятии я посмотрю синтаксис, как эти поля добавляются, я немножко не помню, как это делается, но попробуем это сделать. Теперь, что касается настроек отчетов: в принципе, любой отчет, который вы видите, во-первых, можно донастраивать. Для настройки отчета, скажем так, у нас есть упрощенная форма, она вызывается через меню Настройка, и второй момент – это расширенное меню.

Вот мы видим наше расширенное меню, здесь мы можем сохранять различные варианты отчетов, предоставлять их кому-то, либо же мы можем сохранять эти настройки и передавать другим пользователям. Что это за механизм: бывает такая ситуация – есть у вас на предприятии пользователь, который умеет работать с системой, умеет настраивать отчеты, но, допустим, территориально он находится не рядом не с вами. Вы его просите сделать какую-то настройку, хорошо, если это одна и та же база, он вам сделал, доступ предоставил, все хорошо, все замечательно. Но очень часто бывает, что он не может этого сделать в вашей же базе, поэтому, что он может сделать: он может настроить отчет, это может быть тот же самый программист. Он может сохранить эту настройку, и вы этой настройкой будете пользоваться в самом отчете.

Либо же он добавит эту настройку, а вы ее потом просто добавите.

То есть, когда у вас будет в базе или же мы можем сохранить, выгрузить эту настройку в файл, а другой пользователь ее просто выберет.

Вот эта настройка выбрана, и он ее у себя выберет и под ней может этот отчет сформировать. Пока у нас отчеты не очень информативны в том плане, что у нас данных в системе довольно мало, когда данных в системе появится уже больше, соответственно, ваши отчеты будут более информативными и вы сможете ими пользоваться. В верхней части практически всех отчетов есть, так называемые, быстрые фильтры, то есть первый же фильтр, который мы видели – это период. То есть, мы можем указать, за какой период строится отчет, либо сразу же настроить быстрые фильтры по организации, партнеру и так далее. Следующий момент – это условие. Очень часто у нас для отбора есть условие: мы можем отобрать валовую прибыль, посмотреть только по определенной номенклатуре.

В этом случае у нас открывается справочник, мы выбираем позицию, и система нам формирует.

Вот мы видим: только продажа тостеров. Все, посмотрели. Но иногда нам нужно посмотреть не одну номенклатуру, а группу номенклатуры.

Выбирать здесь несколько позиций, в принципе можно, но это не очень удобно, поэтому, что можно в данном случае сделать: можно выбрать вид условия в группе, и выбрать уже не позицию номенклатуры, а группу.

Допустим, нас интересует продажа продуктов: пожалуйста, мы видим, что продается мороженное пломбир разным юридическим лицам и одному и тому же партнеру.

Вот таким вот образом.