Первоначальная настройка программы

           Внешний вид программы.

   При старте программы: в верхней части – панель разделов, каждый раздел у логически объединен в какую-то группу документов, либо операций, которые можно делать. Раздел Продажи связан с операциями, связанными с продажами и здесь можно увидеть, слева  появляется дополнительная панель ссылок. Можно открыть одну из ссылок, которая связана с продажей. Допустим, те же самые заказы.

             После того, как выбрали какой-то элемент, открывается журнал документов, в котором можно увидеть какие-то созданные документы. Каждый из этих документов может быть открыт, с ним можно дальше продолжать работать.

          Панель действий.

   В верхней части практического каждого раздела есть панель действий, которая позволяет создать какой-либо документ. На даном этапе находимся в том же разделе Продажи и можно непосредственно отсюда сразу же создать заказ клиента.

Открывается новый документ, с которым можно дальше работать.

               Раздел Адменистрирования

        Ключевым – является раздел администрирования, потому что здесь находятся процедуры начальной настройки, здесь находятся процедуры, связанные с вводом начальных остатков и здесь находятся настройки системы, которые будут каким-то образом менять внешний вид программы.

-- Первое,– это кнопки, которые находятся в верхней части программы, соответственно, в левом верхнем углу можно увидеть логотип компании 1С. Следующая за ним кнопка – это кнопка главного меню. В отличие от системы на базе Управление торговлей, версия 2, сейчас, главного меню, как такового нет, оно вынесено на специальный служебный элемент. Если его раскрыть – можно увидеть привычные для нас наборы команд:

  • правка,
  • файл,
  • сервис и
  • так далее – те же самые команды, которые были вынесены в верхнюю часть экрана, теперь собраны в отдельном меню.

   Меню функций.

- Следующая кнопка – Меню функций, она переключает с меню администрирования, связанная с настройкой. Повторное нажатие возвращает в то же самое место, где до этого были.

Панель избранного.

- Следующая кнопка – это панель избранного. Панель избранного – это новшество, которое появилось в Управлении торговлей, версия 3.0. Если пользоваться какими-то объектами довольно активно, довольно часто их открывать, это могут быть отчеты, это могут быть какие-то справочники, это могут быть какие-то документы, можно их поместить в избранное и в этом случае можно будет быстро иметь доступ к этим объектам.

         Для того чтобы узнать какой релиз  программы, для этого специально вывели в правую часть кнопку такую, как буковка “i” – информация о программе, и здесь можно увидеть информацию о конфигурации.

В данном случае конфигурация Управление торговлей версия 3.0 и ее релиз – 3.03. 17. Если разработчики выпустят новый релиз – соответственно, здесь будут какие-то другие цифры. Чем выше цифры здесь – тем более старший релиз вы используете. В верхней части находится информация о том, какую версию платформы используем.

   Обновление конфигурации.

Для этого есть специальная процедура обновления, находится она в меню Администрирование, ссылка на кнопку – Поддержка и обновление. Настроек много, поэтому для того, чтобы найти нужную настройку – нужно выбрать нужный раздел, соответственно, прокрутить кнопкой скроллинга до нужного документа – вы должны увидеть все элементы. И то, что связано с обновлением конфигурации –видим ссылку на соответствующую, встроенную программку, которая называется обработка.

И вот система тут же говорит: что нашла новый релиз. Наш релиз 3. 17, а программа говорит, что вышел новый – 3.0.8,

        Для того, чтобы обновиться – нам нужно быть зарегистрированным подписчиком сайта 1С users. Без подписки нужно обращаться к специалистам.

       Для этого нужно иметь подключение к сети интернет, нажав кнопочку далее, программа запросит данные для подключения к сайту: код пользователя и пароль. Когда будут введены данные – нужно нажать кнопку далее, соответственно, все остальное программа сделает автоматически.

Первый запуск системы.

     В логотипе видно, что используется конфигурация Управление Торговлей для Украины, версия 3.0 и ждем первого запуска. Запуск может быть долгим так как это первый запуск.

Итак, система запустилась, и вот можно увидеть первый запуск.

       Первое, что программа предлагает – запускается вот такой помощник, который предлагает:

- первое – выполнить настройки параметров учета.

- Если до этого использовалась версия Управление торговлей, версию 2.3, то есть, предыдущего поколения – система сразу же предлагает выполнить перенос данных.

       Есть помощник, который может помочь выполнить начальные настройки.

       В закладке Администрирования, есть специальное действие – это первоначальное заполнение информационной системы. Здесь находятся все помощники

      Первый помощник предлагает сделать в 5 шагов и по типу анкеты – укажите, выберете параметр, настройте значение и так далее, система помогает это все делать

          Следующий момент: при выходе из программы система предлагает если кнопка была нажата случайно, то система спросит лишний раз – вы уверены, что вы хотите программу завершить. Можно отметить признак, что вопрос больше не задавать и система вопросы больше задавать не будет.

       При запуске системы первый раз, система будет частично пустая, теперь можно посмотреть, как выглядит только что созданная база. Посмотрим это на примере отдела Продаж. Набор ссылок, в демо базе – довольно много.

Только что в созданной базе –практически здесь ограниченный набор документов.

           Связано это что в системе отключены определенные опции, определенные действия, в частности отключен механизм использования заказов, отключено ведение розничной торговли и, если  эти вещи нужны, соответственно, должны их до включить. То же самое – раздел Закупки, программа идет с минимально выполненными настройками, для того, чтобы могли начать работу.

            В каждом разделе есть доступ к справочникам, в частности, жирным выделены справочники, есть группа, связанная с отчетами, куда выведены все отчеты по продажам. Систему до настроим первая система предлагает определить валюты, которые будут использоватся.

- Необходимо определить валюту управленческого учета и валюту регламентированного учета. Валюта регламентированного учета – это та валюта, в которой будут отражаться документы в регламентированном учете. Согласно действующему законодательству Украины – валютой регламентированного учета является гривна, поэтому гривну эту выбрали. Валюта управленческого учета – в этой валюте будет оцениваться результаты деятельности  компании, деятельность которой ведем.

- Единицы измерения. В системе есть стандартный набор единиц измерения, который уже есть: килограммы, метры, штуки и так далее. При желании добавить какую-то новую единицу измерения –это можно сделать, с помощью классификатора. В системе есть встроенные классификаторы.

- Перечень подразделений. в данном случае, 3 подразделения:

  • администрация,
  • отдел закупок,
  • отдел продаж
  • и при желании можно добавить еще какое-то подразделение.

          Что бы добавить отдел нужно щелкнуть по ссылке – добавить подразделение, открывается справочник и сюда можно внести, допустим, отдел Сбыта.

- Склады.

- Вносим информацию об организациях, которые будут использоваться.

   В системе можно вести учет сразу по нескольким организациям.

- Соглашения с клиентами.

Соглашения – это новый элемент. Выберем оба варианта,

Программа говорит использовать заказы поставщикам, заказы клиентам.

            Программа  выдает перечень всей информации, которая была введена, и говорит: все, система готова к работе, можно системой начинать пользоваться.

             Справочники.

           Все справочники находятся в разделе Нормативно-справочной информации. Выберем данные по организации, видно, что в справочнике Организация появилась новая запись – ООО Торговый дом.

               Справочник Организация, чтобы редактировать реквизиты необходимо выбрать команду: разрешить редактирование реквизитов объекта.

Далее вносим реквизиты по организации

- первое – это общая информация, название, код ЕДРПОУ, данные об учетной политике, если есть данные об ответственных лицах, с, данные об адресах и телефонах, настройка, связанная с учетом налога на добавленную стоимость, остатки, прочее можем включить период, с которого будем использовать систему для сдачи электронной отчетности 1С звiт. Если эта дата не заполнена, то система 1С звiт – не пользуется, соответственно, даже при наличии установленного 1С звiта ни один отчет из Управления торговлей – версия 3.0 сдать не сможем. Если же знаем, что хотим использовать систему электронной сдачи отчетности с начала 14 года – мы вот сюда должны указать эту дату. После того, как внесли изменения в справочник – есть 2 варианта:

-сохранить изменения и форма изменения у нас останется открытой,

- выполнить ту же самую операцию, сразу закрыть эти данные.

До настраеваем остальную информацию по предприятию.

              В самом расчетном счете указываются довольно стандартные реквизиты: номер расчетного счета, вид расчетного счета, МФО банка, дата открытия и желаем ли мы использовать для этого расчетного счета систему обмена платежками системы обмена платежками, система – клиент-банк.

       Аналогичным образом можно внести кассы для использования наличного оборота денег.

       Следующие объекты – это настройка стоимости выбытия товаров.

Определяет, каким образом система будет списывать товары, когда у нас начнется документооборот, когда начнутся операции оприходования, операции расхода и так далее, так далее.

Здесь два варианта:

- используем среднюю за месяц,

- используем метод ФИФО.

Система налогообложения, здесь можно настроить порядок нумерации налоговых документов и настроить настройки, связанные с печатью налогового документа.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

         Резервное копирование можно сделать через меню администрирования резервного копирования информационной базы.

     Нужно указать каталог и, таким образом, резервное копирование настроили.

Настройка структуры предприятия

        Структура определяет перечень подразделений, и в управлении торговлей в версии 3.0 подразделения не просто элемент справочника, а объект расчета себестоимости. То есть, можно видеть в рамках какого подразделения какие затраты будут формироваться.

      Для этого должны указать, что отдел сбыта подчинен отделу продаж, и видим вот такую древовидную структуру.

Настройка справочника Склады

             В управлении торговлей версии 3.0 функции склада немножко расширены. Если откроем склад на изменения, увидим, что реквизитов появилось намного больше.

           Наименование склада. Дальше, можно привязать вид цены, которая используется на складе, и включить систему ордерного документооборота. Редактирование реквизитов можно сделать через меню Все действия, нужно выбрать кнопку Разрешить редактирование объекта.

          Здесь система еще раз спрашивает, какие именно реквизиты вы хотите разблокировать.

               Использование помещений дает возможность вести количественный учет товара в разрезе этих частей склада, но не рассчитывать себестоимость. Себестоимость будет рассчитана по складу в целом.

              Вариант контроля остатка. То есть, по умолчанию система предлагает выбрать остатки с учетом резерва и, если включить этот режим и включим систему резервирования, то система не позволит отгрузить товара больше, чем его есть в свободном остатке. То есть, если попытаемся это сделать, то она будет сразу же ругаться. Можно включить контроль только оперативных остатков. То есть, в этом случае система резерва не задействована, и даже если резервы выполняются, то система все равно будет контролировать только свободные остатки. Либо же вообще ее отключить, тогда система не будет контролировать остатки. Такой вариант может пригодиться, когда захотим продавать, скажем так, в минус. То есть, можно продавать товар, который еще не поступил.

Календарь.

             В УТ 3 довольно переработанная система планирования, в том числе и планирования и доставки товара. Можно указать, какой календарь будем использовать, и уже с учетом календаря можно планировать остатки с учетом графика.

Товарное ограничение.

Это значит что в системе для целей планирования можно устанавливать так называемые страховой запас, минимальный запас и нормативный запас. И уже, исходя из этого, система планирования будет смотреть, что у нас товара ниже минимума, соответственно нужно его до заказывать поддерживать склад в его актуальном состоянии для того, чтобы склад наш работал мог нормально отгружать и так далее.

Можно указывать, что какая-то номенклатура может каким-то образом пополняться, подчиненный справочник, и есть сроки доставки.

Справочник Организации.

Видим одно предприятие – ООО Торговый дом, которое изначально добавили. Но если вы только установили свою конфигурацию, вы можете видеть там еще одну организацию.

Может быть включена еще управленческая организация. Он прописан на уровне конфигурации.

Управленческая организация добавлена для того, чтобы можно было разделить во времени процессы выписки документов и отгрузки товаров– ордерная схема. Если она вам не нужна ее можно отключить.

Меню администрирования – финансы и у нас есть признак Раздельная операция закупок и продаж по упр. учету - их тоже отключим.

В настройках не виды кнопки подтверждения.

Если в разделе Продажи включим, розничные продажи, и вернемся, увидим, что появился блок, связанный с розничными продажами.

      Все настройки находятся в меню администрирования соответствующего раздела, и применяются они сразу же после включения.

Настройка справочника Номенклатура

Ключевой справочник системы. В нем отражается перечень всех товаров, которые используются, всех услуг, которые получаем, услуг, которые оказываем, материалы, которые используем. В данном случае, справочник Номенклатура пустой.

              Cправочник Номенклатура кардинальным образом изменен по сравнению с предыдущими версиями управления торговли, в частности, того же самого Управления торговли 2.0. первое – это изменился внешний вид справочника.

        Cсейчас такого элемента, как справочник Номенклатура не видим. С чем это связано? Связано это с тем, что включен фильтр по иерархии. Если эти фильтры отключить, можно увидеть полный перечень всех элементов справочника Номенклатура.

                   Для быстрого поиска нужно отключить фильтр по иерархии, программа выдаст общий список всего того, что есть в справочнике Номенклатура. Поиск осуществляется с помощью специального окошка, которое добавили сюда.

        Видно что с слова «вент» ничего не начинается, но есть элементы, состоящие из части вот этой фразы. Есть специальные, так называемые символы масса, в данном случае это символ звездочка, который заменяет любое количество любых символов. Программа нашла с вентиляторами более или менее понятно, но она нашла кондиционеры и пылесосы?

Программа ищет этот реквизит не только по названию, как это было в предыдущих версиях, но и по и другим реквизитам нашего справочника.

       Это группа номенклатуры, вентиляторы, кондиционеры, пылесосы программа нашла, система пытается проанализировать не только рабочее название, но и какие-то дополнительные реквизиты. Программа пытается найти абсолютно по всем реквизитам, которые есть. Если же нужно найти точное соответствие, в этом случае можно установить, что нужен только вентилятор. С текстом довольно неудачный вариант, а по артикулу можно поискать.

        Перечень видимых полей. Сейчас есть два поля – это наименование и артикул, остальные поля система не выводит. Все поля находятся меню Все действия. Можно выбрать команду Изменить форму.

Можно добавить только один элемент ссылкой, и теперь система добавила третий путь в данном случае.

              Если нужно видеть колонки или убрать лишние нужно: в названии столбцов щелкаем правой кнопкой, нажимаем кнопку Все действия, выбираем команду Изменить форму и настраиваем видимость ссылок. Система поддерживает поиск также по штрих коду. Если для продукции заданы штрих-коды, вот это поле может служить полем, куда достаточно ввести штрих-код, и система тут же найдет нам нужный элемент.

             Использование упаковок. Есть возможность использовать упаковки, но он не активен.

Для того, чтобы к нему добраться нужно включить механизм изменений.

Для начала создается две группы номенклатуры.

Группа Продукты и группа Бытовая техника.

В рамках группы Бытовая техника внутри создадим элемент.

Создается элемент с помощью помощника.

Виды номенклатуры.

Виды номенклатуры – это аналитика, которая позволит разделить номенклатурный справочник еще более детально.

Название Товар, вид номенклатуры – товар.

Добавляем услугу.

Новая номенклатура.

Покупает тостер. Название можно перенести и дни сохранения. Видим перечень единиц измерения, которые были внесены.

Тостеры приходят в коробках, а в коробке их 12 штук.

Покупается у поставщика в коробках, а продается поштучно. Как реализовать – механизм.

Первое, что необходимо сделать, необходимо на уровне системы включить использование упаковки. Возвращаемся в меню администрирования, настройка продаж, настройка номенклатуры и здесь есть группа Упаковки номенклатуры. Включаем этот признак, этим самым говорим, что мы хотим использовать упаковки.

Следующий момент: в рамках упаковок можно использовать либо какие-то стандартные наборы, то есть, те же самые коробки, паллеты и так далее, либо включить возможность использовать индивидуальные наборы упаковок для каждой номенклатуры. То есть, в одних коробках будет 10 штук, а в других коробках будет 15 штук.

Два элемента включили. Возвращаемся обратно: справочник Номенклатура и видим, что тостера появился элемент, который позволяет нам использовать упаковки. Включаем его через команду – разрешить редактирование и программа говорит: какой набор упаковок мы будем использовать?

Есть только индивидуальный набор, нужно ящики, поэтому создадим набор упаковок и назовем его «ящик».

Измеряется в штуках. Возвращаемся к тостеру, включаем возможность использования упаковок, и указываем, что приходит наш тостер в ящик. Теперь необходимо настроить – а сколько же штук в ящике будет. Сделать довольно легко: после того, как записали элемент с донастроенным элементом, появилась возможность настроить упаковки.

А здесь указываем, что у нас упаковка – ящик, в нее входит, допустим, 10 штук.

Измеряется наш ящик тоже в штуках. Таким образом, программа предлагает нам вот такое вот название – ящики, сюда можно также добавить единицу измерения ящик, что мы с вами сейчас, наверное, и сделаем.

Вот справочник – единицы измерения и сюда из классификатора добавим ящик.

Искать можно клавишами ctrl+f.

Клавиша F3 –переходим к следующему элементу, нашли ящик и добавили.

Будет номенклатура: ящик 10 штук. Если товар имеет весогабаритные характеристики, можно указать, сколько ящик весит и какой у него размер – длина, ширина, высота, объемные показатели и так далее.

Определили для нашей позиции номенклатуры упаковки.

Все это дает возможность в документах поступления указать более крупную единицу измерения, в документах реализации указывать другую единицу измерения. В частности, приходовать можем в ящиках, а реализовывать можем уже поштучно. И остаток система нам будет показывать в базовых единицах измерения. Базовая единица измерения для нашей номенклатуры тостер является – штука. Поэтому все остатки мы будем видеть в штуках.

Можно внести информацию о начальных остатках. Для того, чтобы внести – вносим еще несколько позиций номенклатуры, в частности вносим еще один элемент вот сюда.

Вносим остатки

Панель администрирования, ввода начальных остатков.

Как правило, остатки вносятся на конец предыдущего года.

Внесены начальные остатки в систему. Где остатки можно увидеть: использовать отчеты.

В группе склад выбраны отчеты по складу и программа выдала все отчеты, которые в данном случае есть на складе.

Всего 135 единиц остатка – вот таким вот образом. Непосредственно отсюда – можно увидеть остатки.