Покупка, продажа без производства

Рассмотрим покупку и продажу товара без нашего производства. Определяемся как мы будем работать. Допустим, работаем полностью с НДС. Дальше: с какого склада будет осуществляться отгрузка, либо, на какой склад будет осуществляться закупка. Естественно, выберем основной склад. При желании, можно указать срок поставки, который есть и следующий момент – это настройка графика оплат. Одним из не очень хороших моментов предыдущих учетных систем на базе платформы 1С является то, что невозможно реализовать схемы отсрочкой платежей. Когда мы заключили договор, на условиях, допустим 50х50: 50% предоплаты, 50% пост оплаты – то система – довольно тяжело было реализовать эти моменты. Сейчас появились варианты, которые можно реализовать системы оплаты в несколько этапов. То есть, так называемый, график платежей. Сейчас определим, что хотим получить 30%, должны заплатить 30% аванса и 70% после поступления. Будет 2 этапа работы. Если нам необходимо вести учет еще и в разрезе договоров, почему: потому что соглашение – это больше управленческая сущность, а договора – это то, что реально закреплено на бумаге. Поэтому можно указать еще то, что нужно указать в договоре и система без указания договора не позволит выбрать данное соглашение. Пока без договора поработаем.

Итак, вот ввели первое соглашение, далее выполним закупку у контрагента.

Для того, чтобы выполнить документ Закупка – должны перейти в раздел Запасы и закупки там  есть документы поступления.На данном этапе –  ни одного документа поступления в систему не внесено, соответственно, можем начать формировать новый документ.

Создаем документ.

Мы должны указать у кого покупаем, что мы покупаем, куда мы покупаем, по чем мы покупаем.

Дата документа система по умолчанию подставила текущую дату, организация – поскольку она у меня одна, система сюда вывела только одну запись.

Поставщик – можно выбрать какого-то контрагента, точнее партнера, потом должны будем указать, какого контрагента выбираем. Можно поступитьпроще: поскольку вся эта информация есть в соглашении – можно выбрать сразу же соглашение. Система спрашивает: соглашение с кем? С Продмаш, оно у нас одно и заполнился сразу и поставщик и контрагент и условие продажи и склад. Абсолютно все поля заполнились. Следующий момент – как заполняется табличная часть. Вариантов несколько:

  • Первый вариант - когда просто добавляем позиции в справочник номенклатуры, вручную вводим, добавляется новая строка, указываем что, в каком количестве и опять же выбираем упаковку.
  • Либо можно воспользоваться механизмом заполнения.

 Номенклатура: покупаем тостер в количестве 20 штук, цена за один тостер, допустим, 180 гривен – все данные у нас указаны. Для того, чтобы провести документ можно воспользоваться кнопкой провести, но перед эти идём в закладку Дополнительно.

Здесь можно указать кто из менеджеров оформляет данную операцию, поскольку пока пользователи в систему не внесены, соответственно, пока эту информацию указать не можем. Обратите внимание, обязательным реквизитом является подразделение. Почему: потому что подразделение Управление торговлей – это все-таки элемент, в рамках которого будет калькулироваться себестоимость. Выберем отдел Закупки. Итак, 13 числа, давайте попробуем провести раньше. 5 числа решили купить 20 тостеров, провели и тут же видим, что система нам говорит: я создала документ и сразу же сформировался долг.

Что сделал этот документ: он сформировал поступление товаров на склад и появление задолженности перед нашим поставщиком. Давайте в начале посмотрим, какие движения сформировал документ, чтобы проанализировать потом, что, собственно, можно потом сделать.

Непосредственно, из самого документа можно перейти на вкладку движение документа. Видим, что программа задействовала вот такое количество регистров, она сформировала данные о себестоимости, она сформировала данные о свободных остатках, сформировала данные о расчетах с поставщиками, то есть, видим все типовые регистры, которые были, изменила остатки организации и так далее и так далее. Сейчас уже задействован целый механизм.

Отсюда можно посмотреть, как обстоят дела с расчетами, открывается отчет, и  тут же видим: по этому документу долг сформировался в сумме 4320 гривен. Просроченного платежа пока нет.

А вот состояние расчетов – конечно да, есть уже просрочка. Должны были заплатить 30 %, но этого не было сделано. Теперь посмотрим, как изменились остатки по запасам и закупкам. Открываем наи отчеты по запасам и посмотрим, как изменились остатки на складах.

Если сформировать этот месяц – можно увидеть, что на складах тостеров 35 штук.

Но если сформировать, еще и добавить детализацию по периодом, то можно увидеть, что документ поступления изменил остаток. То есть, в мае месяце было только поступление вот такого количества.

Далее смотрим, как обстоят дела с расчетами с поставщиками.

Для того, чтобы посмотреть, как классифицировать задолженность – должны создать несколько вариантов. Сейчас создадим основной классификатор и попробуем добавить, допустим, до 5 дней, от 5 до 20, сформируем вот такой вариант.

По отчёту видно что должны определенное количество денег Продмаш. Да, действительно, пока еще никакие деньги за товар не платили.

На основании документа поступления можно сформировать довольно много интересных вещей, причем обратите внимание, что, перечень операций ввода на основании – он немного отличается. На картинке ниже находимся в Журнале документов, выделяем документ поступления и видим, что ввода на основании я не могу внести платежный документ – здесь нет такой операции.

Но стоит провалиться внутрь – тоже этого сделать не можем. Итак, мы выполнили покупку, на складе появился остаток, мы увидели, что этот остаток у нас есть.

Продажа

Теперь давайте выполним продажу. Нужно внести данные о соглашении с покупателем, в данной программе он выступает клиентом и сформировать документ продажи. Идем на вкладку Продажи, выбираем Соглашение с клиентами. Процедура создания соглашения примерно такая же.

Укажем, что мы хотим 100% предоплату.

Выполним продажу: продадим, допустим, 10 тостеров.

Типовой документ реализации – в нем указываем дату документа, клиент, обратите внимание, программа только что увидела, что мы только что работали с вот этим перечнем клиент, контрагент, соглашение и тут же их предложила выбрать. Аналогично могли бы сделать, если бы сразу выбрали соглашение. Поскольку в соглашении не указали склад, с которого осуществляем продажу, поле склад у нас осталось пустым. А вот здесь тоже очень интересный вариант: склад удобно заполнять тогда, когда четко понимаете, что отгрузка будет всегда идти с этого склада. В данном случае, возможно, мы этого не знали, отгружали бы с того склада, который бы у нас был, на котором были бы доступны остатки, в данном случае выберем основной склад. Добавить можно также, как и мы добавляли документы поступления, но мы воспользуемся кнопкой Заполнить – вот у нас открывается форма подбора.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

Xто есть в форме подбора: можно смотреть в группах, что есть, можно отключить иерархию и видеть все, можно включить фильтр только по тем, которые есть на главном складе. То есть, система не будет показывать товары, которых нет в наличии, она будет показывать только те, у которых есть актуальные остатки. Непосредственно отсюда можно открыть карточку товара, то есть посмотреть, что это за товар, и мы решили продать 35 тостеров.

Выбрали тостеры, программа нас спрашивает, сколько? Цена, допустим, по 300 гривен, продаем.

Сумму программа автоматически рассчитала, и пробуем выполнить реализацию. Отдел продаж этим занимается и, допустим, сегодня должны были заплатить эти деньги.

Система провела, здесь же можно сразу посмотреть, какие движения сделала программа. То есть, идет расход по складу, идет изменение свободных остатков и есть расчет себестоимости.

Обратите внимание, что себестоимость посчиталась только в количественном выражении, без стоимости. То есть, если сейчас захотим посмотреть валовую прибыль – мы ничего не увидим. Почему: это еще новшество системы Управление торговлей, версия 3.0.

Итак, что сделали: мы с вами сформировали документ поступления, сформировали документ продажи и теперь можно посмотреть, как изменяются остатки. Давайте посмотрим остатки по товару: склад, отчеты по складу, как у нас двигается товар.

Вот  видим, что на основном складе было 15 тостеров, 20 пришло, 35 ушло – тостеров больше нет.

Смотрим, что у нас касательно продаж.

Обратите внимание: есть данные о выручке, но нет данных о себестоимости. С чем это связано: дело в том, что в предыдущих программах, в той же самой Управление торговлей, версия 2.0 – себестоимость товаров рассчитывалась документом реализации: как только проведен документ реализации - у вас тут же были данные о себестоимости, соответственно, мы тут же могли считать валовую прибыль. Здесь ситуация немножко другая: здесь расчет себестоимости выполняется регламентным документом. Поэтому, если хотим оперативно анализировать данные о нашей валовой прибыли – этот регламентный документ должны проводить довольно часто, возможно, раз в день, возможно, несколько раз в день и так далее. Если данная валовая прибыль интересует только в конце месяца, в этом случае – достаточно один раз в конце месяца провести этот регламентный документ и система, таким образом, один раз рассчитает нашу валовую прибыль, и посмотрим, что в этом месяце заработали.

Регламентный документ для расчёта себестоимости находится  группа Финансы, вот регламентные документы.

При нажатии кнопки Создать, программа говорит: какой из регламентных документов нужно создать? Она может создать 3 вида регламентных документов: мы выберем расчет себестоимости.

Сам документ – довольно-таки простой. Первое:  указываете дату, на какую дату производится расчет себестоимости. Устанавливаем конец месяца, дальше указываем перечень организаций, по которым происходит расчет себестоимости. Поскольку, у меня сейчас одна организация, соответственно, расчет будет только по ней. Ниже – варианты расчета, в чем разница? В данном случае,  сейчас сделана одна операция, поэтому пока без разницы, какой вариант расчета выберем, цифры не поменяются. Но в реальности ситуация может быть не такой удобной. Почему: потому что один и тот же товар в течение месяца несколько раз мог закупаться, и самое неприятное – мог закупаться по разным ценам. Так вот, если мы используем вариант расчета, допустим, среднюю за месяц, а фактическую пересчитаем, как метод ФИФО, соответственно, мы получим разные цифры. Поэтому мы с вами в настройках учета установили, что мы используем метод ФИФО, здесь тоже его используем, и вот здесь совет провести документ, не закрывая его, для того, чтобы посмотреть, есть ли какие-то диагностические сообщения. Вот сейчас мне программам никаких диагностических сообщений не выдала, если посмотрим движение документа – то вот,  уже и появились движения по регистру Себестоимость, не только в количестве, но и в деньгах.

Документ провели и вернемся к отчету - валовая прибыль по партнерам, то есть  изменили кое-что в учете, то есть,  провели регламентный документ. Теперь, если сформировать, то увидим совсем другие цифры. Себестоимость 8070 гривен, выручка – 12600, соответственно, оставшаяся часть денег – это валовая прибыль. Вот,  сработали с 35% рентабельностью.

В итоге посмотрели каким образом в системе отражаются документы поступления и продажи – когда можем отражать операции, связанные с закупкой товара, связанные с продажей товара. Пока еще не трогали взаиморасчеты, мы не занимались платежами, ситуация там примерно такая же. Система оперативно все эти данные позволяет видеть, менять, мы их отслеживаем и все у нас учитывается. Попробуем сделать еще одну закупку и продажу.

Итак, мы создадим новое соглашение, укажем, что работаем после поступления.

Очень часто бывает, что неудобно располагаются колонки, то есть сейчас есть название соглашения, но название очень часто не информативное, поэтому желательно видеть, с какой организации я заключаю, но это моя организация, с каким именно контрагентом заключается этот договор. Теперь хотелось, чтобы первая шла – организация, дальше- контрагент, соответственно, дальше все остальные позиции.

Это можно сделать, только если передвинуть команды. Берем организацию, поднимае ее на самый верх, дальше идет контрагент, наименование, состояние, валюта.

Теперь видим, что торговый дом – С Холодом есть соглашение и с торговым домом Продмаш есть соглашение.

Давайте выберем Продмаш. Тут же смотрим, как меняются остатки по складу.

И теперь выполним продажу: здесь тоже включим контрагента и создадим индивидуальное соглашение с Вымпелом, воспользуемся подбором и продадим 400 штук мороженного по 2.5.

Вот таким вот образом провели 2 документа. Итак, чт теперь можем проанализировать: если сейчас вернемся к тому же самому отчету – валовая прибыль, то  увидим только детализацию по нашему контрагенту.

Видим, выручка поменялась, и стоимость не поменялась, почему? Потому что не перепровели регламентный документ, поэтому если  нужно оперативно отслеживать эти все изменения и оперативно отслеживать себестоимость, то документ нужно оперативно перепроводить многократно.

Если же нас устроит, что он перепроведется в конце дня, допустим и один раз в сутки – этого будет достаточно, возможно сделать это один раз. Сейчас его поменяем, повторно проведем.

Вот у нас изменилась ситуация.

Давайте попробуем добавить номенклатуру, мы хотим видеть, по какой номенклатуре, какая у нас ситуация: что лучше продается.

Итак, у нас есть детализация партнер и добавим детализацию номенклатура.


Вот видим ситуацию: на тостерах зарабатываем денег больше, но рентабельность там меньше. На мороженном заработали всего лишь 400 гривен, но сработали с рентабельностью в 66%.