Работа с заказами

Следующее, что мы бы хотели посмотреть сегодня – это работа с заказами. Мы посмотрели простой механизм, когда у нас есть документы поступления, когда у нас есть документы продаж, но ни одно торговое предприятие, как правило, не обходится без использования системы заказов. Заказ – это намерение что-то приобрести или намерение кому-то что-то продать. Так вот, сейчас у нас система не готова для работы с заказами, потому что эти механизмы отключены. Если вы помните, мы на прошлом занятии, при начальной настройке системы с вами отключили возможность работы с заказами. Мы можем фиксировать только документы поступления и фиксировать только документы продажи, сейчас мы ситуацию будем исправлять. Опять же мы вернемся к настройкам, донастроим систему, посмотрим, как это измениться и после этого, собственно, начнем работать с самими документами. Для продаж у меня заказы клиентам уже включены, а вот для закупок, допустим, нет у меня заказов, то есть, я когда что-либо хочу купить у своих поставщиков, я сейчас, как видим, не могу воспользоваться заказами. Что я должен сделать: я опять же иду в раздел Администрирования и открываю запасы и закупки и первое, что у меня система просит – мы будем пользоваться заказами или нет? Решили: будем пользоваться заказами. Следующий момент: у нас возможна ситуация, когда поступление происходит по одному заказу или же поступление происходит по нескольким заказам, вот тут уже все зависит от процедуры, которая принята на предприятии, мы пока не будем это делать. И здесь же есть механизм согласования: я сделал заказ и я хочу, чтобы его вышестоящее руководство, допустим, согласовывало. Я хочу, чтобы согласовывало заказы, есть у меня регламент на предприятии, которое говорит: заказы свыше 100000 должны согласовываться с финансовой службой. В таком случае я включаю механизм согласования и у меня есть 4 звена, которые у меня согласовывают эти все этапы.

У меня есть согласование по логистике, у меня есть согласование по финансам, по скидкам и согласование для коммерческих условий. Я могу настроить сюда пользователей и сказать: товарищи пользователи, вы должны будете согласовывать эти вещи. Пока я механизм согласования включу, но пользоваться мы им не будем. Итак, давайте посмотрим, что же у нас поменялось: идем в группу Запасы и у нас появились заказы. Вот у нас появился заказ поставщика. Давайте посмотрим на сам документ.

Документ, в принципе, довольно простой, очень похож на те документы, с которыми мы до этого работали, но это уже документ планирования. Мы планируем, или имеем намерение что-либо приобрести. Опять же хочу обратить внимание, что у заказа есть механизм статуса. Что нам дает механизм статуса: он дает возможность сделать процедуру работы с этим заказом более удобным. Второе – настроить процедуру согласования, то есть, когда у меня с одним документом на разных стадиях работают разные лица, я должен видеть: кто, когда с этим заказом что сделал, кто его сформировал, кто его согласовал, кто его подтвердил, и кто им занимается, допустим, на стадии поступления, кто его закрыл и по каким причинам. Пока смотрим, как формируется сам заказ. В принципе, все довольно стандартно: мы указываем, когда сформирован заказ. У кого сформирован заказ, соглашения здесь выбирать не обязательно, но мы с вами знаем, что в соглашении у нас фиксируются типы цен, склад и есть возможность в соглашении указать фиксацию договора для целей регламентированного учета. Мы выберем соглашение, система сразу же у нас установила определенный тип цен – она его взяла из соглашения, установила склад, на который будет покупаться данная продукция, и мы сейчас попробуем добавлять нашу номенклатуру. Итак, откуда система взяла у нас цену в 180 гривен: если мы помним, что мы зарегистрировали цены поставщика, в данном случае система взяла их оттуда, то есть, мы видим, что последнее наше поступление, заказ, который мы формировали, у нас формировался, исходя из этой цены. Поэтому если нам поставщик оглашает другую цену, говорит: теперь тостеры стоят не 180 гривен, а 200 гривен – соответственно, мы уже можем принимать какие-то решения на тот предмет, что цена, либо изменилась, либо увеличилась, либо уменьшилась. Хочу показать еще один момент формирования табличной части: вручную ввод, конечно универсальный, но не очень эффективный. Поэтому для быстрого заполнения документа заказа – в табличной части товаров у нас есть несколько вариантов. Первый вариант – это кнопка Добавить, мы можем добавлять, мы отправляемся в справочник, вы берем конкретную позицию и система сюда ее подтягивает.

Второй вариант: если мы используем оборудование, в частности, сканеры штрих кодов, то мы можем добавлять эту продукцию, просто сканируя штрих код. То есть, у нас есть возможность найти нужный товар по штрих коду, к сожалению, сейчас продемонстрировать данную операцию не могу, но если у вас на предприятии есть сканеры штрих кодов, то это очень легко можете проделать. Когда вы сканируете штрих код товара, который есть в базе данных, система автоматически его сюда выбирает. Повторное сканирование этого же товара не добавляет его как строчку а меняет просто его количество – таким образом, мы можем довольно быстро формировать наши табличные части и воспользоваться, скажем так, средствами автоматизации. И третий вариант – это вариант подбора: когда мы открываем механизм подбора и здесь уже можем убедиться, что у нас есть в наличии, стоит ли его заказывать, либо не стоит его заказывать. Вот мы формируем, допустим, заказ и сразу же видим – у нас тостеров нет, тостеры нам нужно заказать. А какие-то другие позиции у нас есть, поэтому мы их заказывать не будем. Следующий момент, когда я выбрал позицию – система у меня спрашивает: сколько я хотел заказать и показывает, по какой цене я буду заказывать. Допустим, я хочу заказать 2 ящика, система автоматически у меня пересчитала цену за ящик, если она такая, хотя она может быть другой.

Когда я нажимаю кнопку ОК, мне программа говорит: я подобрала позицию на такую-то сумму.

Давайте сделаем другое – еще 200. Система у меня что-то подобрала – я могу раскрыть табличную часть и увидеть, что я хочу сформировать заказ на 2 позиции. То есть, я заказываю 2 ящика тостеров и 200 штук чипсов.

Система мне перенесла эти данные в строку.

Какие у нас еще возможности, работать с заказом: дело в том, что системе у нас есть возможность разбивать строки на несколько строк, для того, чтобы фиксировать либо даты поступления разными, либо склады поступления – что довольно удобным является. Я знаю, что я хочу купить определенное количество позиций одной номенклатуры, но я понимаю, что они у меня пришли разными датами. Я хочу, чтобы у меня часть позиций пришла, допустим, через неделю, а еще часть позиций, пришла через 3 недели. В таком случае, я могу разбить строку, и система у меня спросит: сколько я хочу оставить в первой строчке – 120 штук я оставляю в первой строке, вот оно у меня разобьет строку.

Вот эти я хочу, чтобы приехали 19, а вот эти я хочу, чтобы приехали аж 30.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

Следующий момент: когда мы включим возможность указывать склады в табличной части – это тоже довольно интересно. Я могу фиксировать или формировать заказ таким образом, что у меня в будущем поступления могут разделяться. Часто товаров должна приехать на мой главный склад, а часть товара должна сразу попасть в магазин. В этом случае я тоже могу сформировать общую строку в заказе, сколько их там будет, а потом, разбив строку, указать какие-то детализирующие программы и программа у меня ничего не поменяет. Таким образом, у меня формируется заказ. Дальше я могу заполнить даты поступления, либо для всех позиций, либо для определенных позиций.

Еще одна особенность – я могу выделять несколько строчек. Я могу выделить все строчки и для всех них выбрать нужный мне параметр, в частности, дату поступления. Будем считать, что я этого не буду делать. На вкладке Дополнительно – что я буду указывать: желаемую дату поступления, я ее указал, скажем так, в табличной части и позиции, которые я хочу увидеть – я их увидел, я хочу, чтобы они приехали 20, за исключением тех ограничений, которые я поставил. И указываю, что это делает отдел закупок. Сегодня мы сформировали заказ.

Пытаемся заказ провести, программа ругается на то, что мы не согласовали графики оплат. Мы помним, что в соглашении мы можем указывать, каким образом мы будем оплачивать данный заказ. Вот если в соглашении эти даты у нас проставлены, система этот диалог не задает и просто их оттуда переносит.

Давайте попробуем: система говорит, что она перенесла графики оплаты и с учетом того, что они настроены с определенным отставанием, либо опережением, я вижу, что 14.05 я должен заплатить 30% - это почти 1500 гривен, то есть, сегодня я должен заплатить, а оставшуюся часть я заплачу 20, когда у меня товар приедет, то есть, я 20 жду отступления.

Здесь же я могу изменить, если я не согласен с этими датами опять же это требует согласования. Итак, наш заказ проводится, еще один нюанс, который бы хотелось показать: когда в документе что-либо меняется и допустим, я изменил, а потом вернул на место – документ система считает уже измененным. Как узнать, менялось ли что-то в документе или нет: если у меня в конце документа у меня стоит символ «*», то значит, в документе после сохранения что-то изменялось.

Причем, могло поменяться – просто измениться, вот я включил что-то либо выключил, дозаполнил реквизит, либо же наоборот я что-то изменил, потом вернул назад, то все равно система считает, что этот документ изменен. Для того, чтобы изменения сохранились – я должен либо документ сохранить, но это не значит, что документ проведен, поэтому я советую, когда вы с документом поработали – документ провести, сохранились изменения и изменились движения, которые этот документ сформировал. Что касается статуса: статусы у меня, как видим, опять же построены следующим образом – я с помощью механизма статусов могу запускать процессы согласования. То есть, я инициатор этого заказа, я его сформировал и отдаю, допустим, службе снабжения, она делает заказ и она согласовывает его, допустим, со службой главного механика. Мы заказываем вот эти позиции, нужны они вам или не нужны? Они говорят: да, это нам нужно или наоборот – это нам не нужно, у нас этого много ил мы не планируем этого делать, и так далее и так далее. Уже появляется по внутреннему процессу работа и ее можно отслеживать, как этапы согласования. Заказ наш готов, его можно провести, мы видим, что он ожидает согласования. Непосредственно из Журналов я могу изменить статус, либо же я могу запустить бизнес процесс. К сожалению, он у меня запускается только из документа, но у меня, если вы помните, не настроена процедура согласования.

Если мы сейчас его запустим, у нас просто ничего не произойдет.

Мы можем только поставить задачу, допустим, либо же, если мы говорим дальше, мы можем видеть, что по данному заказу нам нужно сделать аванс в сумме 1500 гривен и почти на 3 с чем-то тысячи нам предоставляют кредит.

Теперь, что касается возможности платежей: не во всех статусах заказы могут быть оплачены. То, что касается заказов покупателей: не во всех статусах мы можем формировать отгрузку, тут тоже есть целая система, сейчас, когда мы до заказа покупателя доберемся, мы это все с вами попробуем посмотреть. Давайте попробуем на основании сформировать оплату.

Система не смогла получить информацию о сумме, которую нам нужно оплатить, допустим, 1500 гривен мы платим и не указаны реквизиты – оплатить не может. Система не дозаполнена, но, как видим, возможность формировать эти документы – у нас есть.

Заказ мы сформировали, дальше на основании заказа мы можем формировать документы поступления, когда они у нас пройдут все стадии согласования. Вот, он у нас ждет предоплаты, потому что мы обязались заплатить 30% и этого пока не сделали.