Система задач и система обмена самими задачами

А теперь следующий момент, который касается, опять же, цен. Очень часто у нас цены должны согласовываться. Что имеется в виду под этим процессом? Допустим, есть менеджеры по продажам, есть отдел маркетинга, который формирует эти цены, и когда он их сформировал, он их должен согласовать. Согласовать он их должен, допустим, с коммерческим директором или с коммерческим отделом. Так вот, как это может выглядеть на предприятиях?

Естественно, можно дать поручение, чтобы сотрудник распечатал цены на определенную продукцию, скажем, сформировав служебную записку в соответствующий отдел. А можно для этих целей воспользоваться системой Управление торговлей и воспользоваться системой задач. То есть, мы сейчас посмотрим, каким образом у нас могут ставиться задачи и, каким образом, у нас могут организовываться определенные бизнес процессы. Вот, на примере бизнес процесса согласования цены мы с вами сейчас посмотрим, как системе можно делать вот эти довольно интересные вещи. Итак, первое – система заданий. Что она предполагает? Она предполагает, что один пользователь системы может давать другому пользователю системы какие-то задачи, и система за этими задачами будет следить. Поэтому для того, чтобы это все это реализовать, нам нужно в систему внести пользователей. Вторая необходимость внести пользователей – это разграничение прав доступа. Сейчас у меня система немножечко донастроена по сравнению с прошлым занятием. Что у меня в системе изменилось? У меня в системе появились пользователи. Раньше, если вы обратили внимание, вчера, у меня не было в верхней части указано, это слово, допустим, администратор. Сейчас я в систему добавил двоих пользователей и разграничил им права. То есть, у меня есть в системе администратор, которому доступны абсолютно все действия, все команды, все разделы, и есть пользователь, которому доступны только операции, связанные с продажей, то есть, менеджер по продажам.

Где вносятся пользователи? Естественно, для этого нам нужно обратиться в панель Настройка, у нас есть настройка пользователей и прав. Первое, что мы должны с вами сделать, мы должны включить возможность использовать группы пользователей. Итак, вот эта опция Функциональные группы пользователей, у меня включена.

Следующая задача у меня – это внести самих пользователей. У меня есть соответствующий справочник, который называется Пользователи, в который я вношу данные о самих пользователях.

Итак, у меня есть пользователь администратор, это может быть пользователь, который связан с конкретным физическим лицом, и есть его права доступа.

То есть, вот, у меня справа, слева открывается доступ к настройке прав, где здесь указано, что я вхожу в профиль администраторы, и у меня есть полные права, то есть, я могу в системе делать всё.

Как минимум один пользователь у вас должен быть в системе зарегистрирован с правами администратора. Для учебной задачи я не стал устанавливать пароли. Паролей здесь пока нет, но на реальном предприятии, естественно, пароли должны быть. Потому что каждый должен, заходя под собой и выполняя какие-то операции, в системе эти операции будут фиксироваться. Второй пользователь, которого я создал – это менеджер по продажам.

У него набор прав уже немножко меньше. То есть, у нас соответствует профилю менеджеры по продажам и у него, несмотря на то, что перечень у него больше, на самом деле, может он меньше.

Сейчас мы с вами попытаемся это посмотреть. Итак, первое – как происходит идентификация пользователя? Идентификация происходит в момент запуска. То есть, когда мы запускаем систему, то система нас спрашивает, кто пришел в систему?

И у меня есть возможность выбрать двух пользователей: администратор, соответственно, откроется мой набор прав, и менеджер по продажам. Вот, он выбран вот таким вот образом. Я под вторым пользователем систему уже запустил, поэтому мы сейчас можем посмотреть. Вот так выглядит внешний рабочий стол нашего менеджера по продажам.

Во-первых, как мы видим, у нас изменился рабочий стол. То есть, у нас исчезла часть разделов, остались только данные, связанные с продажами, настройка нормативно справочной информации и органайзер. То есть, у администратора, как мы видим, разделов намного больше: есть раздел связанный со складом, с финансами, с бухучетом и так далее, так далее. Нет доступа к настройкам, то есть, пользователь пользуется только тем, что ему дали, теми настройками, которые ему выпали.

Второй момент: очень часто у нас могут меняться панели ссылок. То есть, даже часть элементов, несмотря на включение доступа к разделам, к части элементов пользователь может не иметь доступа. То есть, нормативно справочная информация, посмотрите, сколько есть возможностей у пользователя менеджер по продажам и сколько нормативно-справочной информации есть в доступе у администратора.

То есть, как мы видим, система уже сама пользователя не пускает и даже не показывает, что есть такие разделы, соответственно, пользователь этого не видит. Итак, первое – пользователей мы завели, права им разграничили. Два пользователя в системе у меня есть. Теперь первый механизм – как ставить задачи? Допустим, я – администратор системы, хочу поручить что-то менеджеру по продажам. В системе нужно включить возможность использовать задачи. Для этого я иду в меню Настройки и группа Органайзер и документооборот. То есть, я могу включить систему напоминаний, и у нас появится система задач. Как она работает? Работает она довольно просто. Допустим, у меня есть какой-то выписанный документ реализации, вот, я хочу выполнить реализацию.

Но мы убедились с вами, что у нас нет данного товара, вот, тостера у нас на складе нет, система не позволяет это сделать. Поэтому мы, создаем на основании задачу и просим менеджера, чтобы он срочно выполнил заказ, допустим, до конца сегодняшнего дня: заказать сто тостеров.

Ставим задачу определенному исполнителю и указываем срок. Пользователь мало того, что будет видеть, что у него есть задача, второе: он будет видеть, что у него задача до какого-то срока поставлена. Второй момент, он будет видеть, с чем связана эта задача. То есть, уже появляется большой механизм CRM, управления взаимоотношений. Вот, допустим, мы говорим, что до конца рабочего дня , 20:00 – это много, до 18:00 нам нудно это сделать. Здесь же можно настроить, кто должен выполнить, кто должен проверить выполнение вот этой задачи. То есть, допустим, а я в срок до 14. 05. До 19:00 проверю эту задачу.

И задачка стартовала. Что произошло в системе? В системе произошла постановка задачи. Кому она произошла? Она поставилась тому пользователю, которому мы поставили задачу. Итак, я вернулся назад к пользователю менеджер по продажам и открываю его рабочий стол.

То есть, на рабочем столе у нас сразу же открывается органайзер с задачами. Я вижу, что у меня есть две задачи, я вижу, когда они поставлены, я вижу срок. То есть, я уже должен по ним что-то сделать. Как я должен это сделать? Я открываю саму задачу и вижу, что мне администратор поставил задачу что-то выполнить, и связана эта задача с конкретным документом.

Я могу его открыть, посмотреть, что есть у нас желание у кого-то купить один тостер, но самих тостеров у нас нет. Поэтому мы должны срочно выполнить их заказ, или перемещение, если они, допустим, на другом складе, и так далее.

У нас есть система важности. То есть, задачи могут быть более важными, задачи могут быть менее важными и так далее.

Мы сейчас попробуем реализовать простой процесс, когда задача наша каким-то образом выполнена. То есть, вот, наш менеджер по продажам получил задачу и он пытается ее выполнить. Допустим, он связался с поставщиками и ему говорят, что сейчас тостеров нет, будут через неделю. Вот он и пишет: «Доставка возможна через неделю». Пишет, что задача выполнена.

  • Экспертное сопровождение бухгалтеров

Система фиксирует время и из его списка задач эта задача, как не выполненная уже ушла. Возвращаемся к администратору. Мы видим, что теперь задача сформировалась администратору. Почему?

Потому что он стоит в списке контролирующих. То есть, он контролирует эти задачи, и он видит, что была поставлена задача, задача была заказать сто тостеров, менеджер по продажам задачу выполнил и ответил, что всё есть. Мы принимаем решение, возвращаем задачу нашему менеджеру и говорим: «Проконтролировать поставку, допустим, сегодня у нас 14-е, 21.05. Сообщить клиенту дату выполнения поставки». И возвращаем обратно назад.

Наш менеджер по продажам видит, что задача к нему вернулась, и уже, таким образом, может накапливаться целый диалог. То есть, вот это самая простая задачка. Либо мы говорим: «Я задачу отменяю, потому что клиент отказался». Клиент ждать не хочет, просит отменить заказ. Всё.

Задачу выполняем, администратор принимает решение, что всё, задача у нас не актуальна, я ее отменяю. Причина – отказ клиента. Всё.

Таким образом, мы организовали с вами систему задач и систему обмена самими задачами. Во-первых, пользователи не забывают, когда они постоянно в системе работают, они видят, когда задачи у них появляются, они на них как-то реагируют, мы видим время реакции, мы видим срок реакции. И таким образом мы можем в будущем судить, насколько быстро наши работники принимают решения, реагируют на эти все ситуации и так далее. Вот так реализована система постановки задач. Задача – это универсальный механизм, который может быть реализован практически к любому документу, абсолютно к любому. Сегодня мы с вами попытаемся чуть позже механизм работы с заказами, и вот там мы посмотрим, что с заказами очень актуально, когда вы наравне с самим заказом ставите еще и задачу клиенту на контроль, на проверку, на получение оплаты и так далее. Итак, первый механизм мы разобрали.