Учет сервисного обслуживания

Учет сервисного обслуживания

Подсистема по учету сервисного оборудования предназначена для автоматизации и контроля событий по сервисному обслуживанию оборудования. От регистрации Договора с клиентом до подписания Актов по выполненным работам.

Подсистема позволяет:

  • вести учет оборудования на обслуживании,
  • регистрировать входящие обращения клиента,
  • регистрировать плановые регламентные события,
  • контролировать выполнение сервисных и регламентных работ,
  • создавать для клиента отчеты по выполненным работам,
  • вести учет используемых запчастей,
  • формировать детализированные счета на оплату клиентам,
  • создавать Акты приема-сдачи работ.

В подсистеме два отдельных бизнес-процесса:

  • Регламентные события для оборудования находящегося на обслуживании.

  • Сервисные работы по обращениям клиента.

В конце месяца клиент получает:

  1. Отчет по обслуживанию за месяц с указанием ВСЕХ плановых и дополнительных работ.
  2. Счет на оплату, содержащий:
  • тип работ с конкретизацией решенной «проблемы»

  • количество часов работы специалиста

  • количество выездов

  • какое оборудование было обслужено (серия и номер)

  • на какой торговой точке расположено данное оборудование

  • даты выезда

  • список использованных запчастей

  1. Акты по абонентскому обслуживанию и акты по дополнительным работам.

Заключение договора с клиентом и постановка оборудования на обслуживание

Продажа оборудования клиенту

Подсистема по учету сервисного оборудования учитывает:

  • наше оборудование

  • оборудование, принадлежащее клиенту.

Для нашего оборудования на основании документа «Расходная накладная» при проведении Реализации ТМЦ автоматически создается запись в журнале учета товара на гарантии:

  • Покупатель
  • Оборудование
  • Цена
  • Количество
  • расходного документа по продаже
  • Дата продажи
  • Дата начала гарантии = дата продажи
  • Дата окончания гарантии

1.2Заключение Договора на обслуживание оборудования

1.2.1Документ «Договор с заказчиком» должен содержать помимо стандартных полей:

  • Ответственное лицо контрагента (не подписанты договора, а сотрудники, отвечающие за сервис в компании):
  • ФИО
  • Должность
  • Телефон
  • E-mail
  • тип клиента: Заказчик, Подрядчик
  • Коэффициент пересчета цены на запчасти (ЗИП)
  • Вид договора (абонплата или почасовый)
  • Сроки выполнения:
    • - время реакции
    • - время исполнения
    • - максимальное время исполнения

1.2.2Пример. Выдержки из Договора.

ДОГОВІР № C-01122015

на проведення абонентського обслуговування

та ремонт обладнання

……

  1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ
    1. ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується на власний ризик виконувати роботи по абонентському обслуговуванню та ремонту Обладнання (далі – «Роботи»), а також Додаткові роботи, перераховані в п. 3.3 цього Договору, а ЗАМОВНИК зобов’язується в порядку та строки, передбачені цим Договором, приймати та оплачувати ці Роботи.

    2. Для виконання будь-яких Робіт ВИКОНАВЕЦЬ має право залучати третіх осіб за умови попереднього письмового узгодження із ЗАМОВНИКОМ та належного документального підтвердження правомірності надання відповідних послуг третіми особами. При цьому повну відповідальність за дії третіх осіб, залучених до виконання обов’язків ВИКОНАВЦЯ за цим Договором, несе ВИКОНАВЕЦЬ.

    3. Перелік Обладнання, що приймається до абонентського обслуговування, зазначається в Додаткових угодах до Договору, які з моменту їх підписання та скріплення печатками Сторін стають невід’ємними частинами Договору.

……

  1. ОБОВ'ЯЗКИ ВИКОНАВЦЯ
    1. В межах Абонентського Обслуговування та ремонту Обладнання ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язаний здійснювати:

3.1.1 Прийом Викликів ЗАМОВНИКА в робочі дні з 09:00 до 18:00. Прийом викликів здійснюється Службою обслуговування замовників ВИКОНАВЦЯ за заявками ЗАМОВНИКА, надісланих системою SERVICEDESK ЗАМОВНИКА за ссилкою, що вказана в Додатку № 4 до Договору, факсом або електронною поштою. Форма заявки, яку потрібно використовувати при надсиланнІ її ВИКОНАВЦЮ факсом або електронною поштою, наведена у Додатку 4 (надалі - «Заявка»).

…….

3.1.5 Забезпечення ЗАМОВНИКА оригінальними запчастинами для Обладнання за попередньою заявкою та за його кошти.

3.1.6 Проведення щоквартального профілактичного обслуговування Обладнання з періодичністю та в обсязі, зазначеному в Додатку 2 до Договору. .

3.1.7 Надсилання ЗАМОВНИКУ звітів про виконані Роботи (Додаткові роботи) за Обліковий період у формі, наведеній у Додатку 5:

    1. У відповідних Додаткових угодах до цього Договору Сторони можуть погодити здійснення інших заходи, що входять до Робіт за даним Договором , не передбачені п. 3.3. цього Договору, вартість, обсяг та порядок проведення яких узгоджується Сторонами в таких додаткових угодах.

    2. ВИКОНАВЕЦЬ може виконувати такі Додаткові роботи , які не входять в перелік Робіт:

3.3.1 модифікація та модернізація Обладнання;

3.3.2 зміна місця установки Обладнання (повторна інсталяція);

3.3.3 зовнішня чистка Обладнання від залишків продуктів переробки;

3.3.4 будь-які роботи з абонентського обслуговування та ремонту Обладнання, яке відсутнє в переліках обладнання у відповідних Додаткових Угодах до цього Договору;

3.3.5 ремонт Обладнання, що стався внаслідок порушення ЗАМОВНИКОМ правил технічної експлуатації;

3.3.6 введення в експлуатацію та інсталяцію додатково придбаного ЗАМОВНИКОМ Обладнання, що оформлюється підписанням відповідних Додаткових угод;

…….

  1. По завершенню Облікового періоду ВИКОНАВЕЦЬ до 05 (п’ятого) числа місяця наступного за Обліковим періодом надає ЗАМОВНИКУ Акти здачі-прийняття робіт (надалі – Акт). Акти та рахунки передаються на узгодження уповноваженому представнику ЗАМОВНИКА. Акти повинні мати відомості про всі Звіти протягом Облікового періоду та посилання на номери Заявок, відповідно до яких були виконані Роботи, а також відомості про використані під час ремонту запчастини. ЗАМОВНИК протягом 5 (п’яти) робочих днів з дати отримання Акту повинен розглянути отриманий Акт та підписати його у випадку відсутності будь-яких претензій до виконаних Робіт та/або Додаткових робіт або надіслати ВИКОНАВЦЮ мотивовану відмову з переліком претензій щодо виконаних Робіт. В такому випадку ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується протягом 7 (семи) робочих днів з моменту отримання відповідної претензії ЗАМОВНИКА безкоштовно усунути всі недоліки наданих Робіт та/або Додаткових робіт, що перераховані у претензії, після чого ВИКОНАВЕЦЬ повторно направляє Акт на підписання ЗАМОВНИКУ.

  1. ВАРТІСТЬ РОБІТ ТА ПОРЯДОК ЗДІЙСНЕННЯ РОЗРАХУНКІВ
  1. Вартість робіт з абонентського обслуговування Обладнання вказується у відповідних Додаткових угодах до цього Договору, які є невід’ємною частиною Договору.

  2. ЗАМОВНИК сплачує роботи з абонентського обслуговування Обладнання щомісяця на підставі виставлених ВИКОНАВЕЦЕМ рахунків - фактур протягом 10 (десяти) робочих днів з моменту підписання сторонами відповідного Акту здачі - прийняття робіт за умови отримання рахунку-фактури від Виконавця.

  3. Перелік Обладнання, що вводиться в експлуатацію погоджується Сторонами у відповідних Додаткових угодах до цього Договору. Вартість робіт по введенню в експлуатацію додатково придбаного Обладнання наводиться у відповідних Додаткових угодах до цього Договору.

  4. Вартість робіт з гарантійного та післягарантійного ремонту Обладнання, без урахування вартості запчастин, входить до вартості робіт з абонентського обслуговування Обладнання.

Вартість встановлених запчастин в період гарантійного строку ЗАМОВНИК не сплачує. В період гарантійного строку ЗАМОВНИК сплачує тільки вартість запасних частин, затраченого на відновлення функціонування Обладнання та встановлені засоби контролю, якщо несправність (пошкодження) сталося з вини ЗАМОВНИКА

……..

  1. Вартість встановлених запчастин в період післягарантійного обслуговуванння Обладнання сплачується ЗАМОВНИКОМ на підставі підписаних Сторонами Актів здачі - прийняття робіт та виставлених ВИКОНАВЦЕМ рахунків – фактур, за цінами, узгодженими Сторонами в Додатку 3 в розмірі, визначеному згідно з формулою, наведеною в п. 1 Додатка 3 цього Договору. У разі відсутності інформації про вартість встановленого ВИКОНАВЦЕМ запасних частин в Додатку 3, вартість таких запчастин попередньо письмово узгоджується уповноваженими представниками Сторін.

  2. Оплата Додаткових робіт, які здійснюються ВИКОНАВЦЕМ за додаткову оплату, сплачується ЗАМОВНИКОМ на підставі підписаних Сторонами Актів здачі - прийняття робіт та виставлених ВИКОНАВЦЕМ рахунків–фактур, за цінами, попередньо письмово узгодженими уповноваженими представниками Сторін, шляхом підписання Сторонами відповідних додаткових угод до цього Договору.

………

    1. Додатки до Договору:

9.12.1. Додаток 1 - Рівень обслуговування та строки виконання робіт.

9.12.2. Додаток 2 - Регламенти профілактичних робіт з Обладнанням.

9.12.3. Додаток 3 - Перелік запчаcтин та їх ціна.

9.12.4. Додаток 4 - Зразок Форми Заявки на проведення робіт.

9.12.5. Додаток 5 - Зразок Форми Звіту про виконані роботи (Додаткові роботи).

9.12.6 Додаток 6 - Зразок Форми Звіту про використані запасні частини

1.3Постановка оборудования на сервисное обслуживание

1.3.1Документ «Постановка оборудования на обслуживание»

Документ «Постановка оборудования на обслуживание» необходим для привязки оборудования к контрагенту.

1.3.2При создании документа заполняются поля:

  • контрагент

  • подразделение контрагента

  • место, где физически находится оборудование

  • наименование оборудования

  • серийный номер оборудования (если ведется учет по серийным номерам)

  • количество (если выбран количественный учет).

Для нашего оборудования дополнительно нужно заполнить:

  • цену оборудования

  • номер и дату документа продажи

  • дату окончания гарантии

  • схему SLA (Схема сервисного обслуживания SLA ).

1.3.3Пример. Документ «Постановка оборудования на обслуживание»

?????????????? нет примера????????

1.3.4Журнал. Оборудование на сервисном обслуживании.

1.4Дополнительное соглашение к договору.

Отдельный подвид договоров: «Дополнительное соглашение к Договору».

1.4.1Дополнительное соглашение к Договору включает:

  • уровень обслуживания и сроки выполнения работ
  • список торгового оборудования по торговым точкам и подразделениям контрагента
  • схемы SLA для каждого оборудования ???????? что это???????
Подразделение Торговая точка Оборудование Схема SLA
         
         
         
  • образец формы заявки, которую необходимо использовать при обращении в сервисную службу
  • перечень основных и дополнительных работ
  • стоимость работ по введению оборудования в эксплуатацию
  • стоимость работ абонентского обслуживания
  • образец отчета о выполнении работ
  • образец отчета об использованных запчастях
  • стоимость запчастей (ЗИП) в период послегарантийного обслуживания

Применение цен на запчасти в Евро из основного (единого) справочника ЗИП с учетом коэффициента для каждого клиента с возможностью корректировки коэффициента по каждой позиции. Как результат - в Приложение к Договору или дополнительное соглашение выгружается спецификация с ценой на запчасти в ЕВРО и гривне на момент подписания Договора.

1.4.2Пример. Дополнение к Договору. Перечень запчастей и их цена.

п.п.

Найменування запчастини

Артикул №1

Ціна в EUR, без ПДВ

Ціна в грн, без ПДВ

1

Дісплей з уплотнюючою стрічкою AUO with foam tape

38024828000

20,00

600,00

2

Тач скрін Touch Zero Bezel KHII

38027232000

30,00

900,00

3

Жорсткий диск Flash-SSD 56 GB X300s KUDI

61996028300

15,00

450,00

4

Плата COMexpress-Board COMe-cCT6 N2800/2GB DEU

38037510501

40,00

1 200,00

5

Тензодатчик WS18 C6/06 C3MI/06 ADW502

38043997054

65,70

1 971,00

6

Пружина тримача термоголовки

50275550000

39,00

1 170,00

7

Магнітний тримач кришки принтеру

60540271900

143,00

4 290,00

8

Основа розмотчика

61061601001

15,00

450,00

9

Вал розмотчика

61061601101

65,00

1 950,00

10

Зйомник етикетки Tearoff edge compl.

61061620900

23,00

690,00

11

Друкуючий вал Print Roller

61061622000

37,00

1 110,00

1.4.3Регламент сервисного обслуживания оборудования

1.4.3.1Выбор и настройка схемы сервисного обслуживания SLA.

Схема сервисного обслуживания SLA является нормой реагирования по обращениям клиента для оборудования,

  • время реакции

  • время исполнения

  • максимальное время восстановления оборудования

  • процент чего????????? от всего оборудования ??????????

и содержит:

  • календарь проверочных работ

  • календарь технического обслуживания.

Поля для обязательного заполнения элементов справочника "Схемы сервисного обслуживания SLA":

  • наименование схемы

  • стоимость пакета обслуживания

1.5Календарь ТО/поверки. Общий справочник для оборудования на обслуживании.

1.5.1 В календарях гарантийного регулярного технического обслуживания и поверки оборудования указывается:

  • вид календаря

    • ТО

    • Поверка

  • наименование плана регламентных событий

  • периодичность календаря сколько раз оборудование будет проверяться (выбирается из справочника Периодичности календаря ТО/Поверки)

  • выполняться техническое обслуживание

    • будет

    • нет

  • в каком квартале будет ТО или поверка

  • в каком месяце (интервал дат: с каких чисел и по какие)

  • день напоминания

  • конечный срок для технического обслуживания или поверки оборудования

1.5.2 Справочник Периодичности календаря ТО/Поверки.

Календарю технического обслуживания/поверки подчинен справочник Периодичности календаря ТО/Поверки.

1.5.3Справочник «Сервисные услуги»

Данный справочник наполняется перечнем предоставляемых услуг на любое оборудование. Применяется для заполнения Наряд –заявки на выполнение работ и Дополнений к договорам на сервисное обслуживание.

1.5.4Документ «Изменение состояния оборудования на обслуживании»

Документ " Изменение состояния оборудования на обслуживании " являет собой аналог документа "Постановка оборудования на обслуживание", только в данном случае, будет выполняться перемещение.

В шапке документа необходимо указать новые параметры для оборудования:

  • новый контрагент

  • новая торговую точку

  • новое подразделение.

2Бизнес-процесс № 1. Учет работы сервиса для регламентных событий.

2.1Создание регламентных и поверочных событий.

2.1.1Документ. Создание регламентных и поверочных событий.

Для формирования регламентного или проверочного события существует два специальных документа: «Регламентное событие» и «Поверочное событие». Они предназначены для инициирования проведения регламентных работ (ТО) и поверок согласно календарю гарантийного регулярного осмотра.

При создании нового документа необходимо:

  • выбрать вид календаря: ТО (это техническое обслуживание ) или поверка. В зависимости от выбранного варианта, система будет создавать либо регламентные события, либо поверочные события. Эти два документа ведут себя фактически одинаково и похожи на документ «Обращение».

  • по кнопке "Заполнить" программа заполнит табличную часть пустыми документами «События» по каждому оборудованию на обслуживании, у которого еще не закончен срок обслуживания.

  • по кнопке "Создать документы" система создаст документы выбранного типа.

В документах «Регламентное событие» и «Поверочное событие» необходимо указать:

  • наименование клиента

  • договор клиента

  • подразделение клиента

  • сервисного инженера или подрядную организацию

  • склад запчастей

Документы «Регламентное событие» и «Поверочное событие» имеют несколько закладок:

  • для внесения перечней регламентных работ (не нужно для поверочного события)

  • оборудование

  • планируемые запчасти

2.1.2Пример. Документ "Регламентное событие"

2.1.3Пример. Документ "Поверочное событие"

2.1.4Регистр сведений «Склады инженеров/подрядных организаций»

Заполнение регистра позволяет программе знать - откуда (с какого склада) списывать товары (запчасти). В списке указываем инженера-подрядчика склада.

 

 

 

 

 

 

 

2.2Назначение минимального остатка запчастей у Инженера/Подрядной организации

2.2.1Документ. Назначение минимального остатка для сервиса.

Минимально необходимый набор запасных частей на складе в офисе равно количество установленного оборудования у клиента умножить на минимально необходимый набор запасных частей.

Наименование оборудования

Кол-во

Рекомендованные ЗИП

Рекомендованное Кол-во

Факт. Кол-во

         
         

Назначение происходит для каждого отдельного исполнителя работ (не для всех одинаково).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.2Ведомость по рекомендованным ЗИП для оборудования.

2.2.3Список. Минимальные остатки на складах сервиса.

2.3Создание Наряда на выполнение работ и резерв запчастей.

Документы «Регламентное событие» и «Поверочное событие» не делают проводок, это заявки на проведение работ. После выполнения заявки необходимо создать один из следующих документов.

2.3.1«Наряд». С видом операции – Регламентная операция для Регламентного события

2.3.2 «Наряд». С видом операции – Поверочные работы для Поверочных работ

Документ Наряд предназначен для регистрации факта проведения работ регламентных и поверочных работ. Этим документом фиксируется время потраченное на работу и должна быть заполнена колонка – фактически истрачено запчастей.

Наряд в статусе – «в работе» резервирует запчасти на складе инженера.

Наряд в статусе – «выполнен» списывает запчасти со склада инженера.

2.3.3Общая схема движения запчастей:

2.3.4Пример. Документ Наряд.

Наряд можно оправлять по почте Субподрядчику или сотруднику. Каждое изменение статуса наряда сопровождается автоматическим письмом (e-mail) ответственному сотруднику клиента.

В документе Наряд для наглядности присутствуют колонки: фактически истрачено, также отмечен остаток запчастей на складе у инженера и сколько есть на центральном складе.

Плановый список запасных частей с отображением наличия у инженера необходимого количества запасных частей.

ЗИП Нужно Ост.у Инженера Резерв.у Инженера Ост.на Складе
         

2.3.5Критерии качества выполненной работы.

В нижней части документа реализована возможность путем проставления галочек – отразить важные критерии качества выполненной работы.

۷ Оборудование проверено и полностью работоспособно.

۷ Заказчик информирован о замене запчастей.

۷ Заказчик к качеству и количеству выполнения без претензий.

۷ Заказчик принял использованные запчасти.

2.4Перемещение запчастей с центрального склада на склад инженера/подрядной организации (минимальный остаток + резерв)

2.4.1Документ «Перемещение ЗИП»

  • Документ Перемещение заполняется по нарядам исполнителя со статусом «В работе».

  • Поля резерва и минимального остатка могут редактироваться.

  • Документ «Перемещение» фиксирует пополнение склада сервис-инженера или подрядной организации и вводится НЕ на основании Наряда.

Документ заполняется (по кнопке Заполнить) – запчастями, которые необходимы инженеру для выполнения назначенных для него нарядов и пополняется до минимального остатка.

2.4.2Список. Товары на складах.

2.5Выполнение наряда инженером или подрядной организацией. Отчет по сервисному обслуживанию.

2.5.1Документ отчет по сервисному обслуживанию.

На основании каждого выполненного Наряда подсистема с помощью пользователя будет создавать Отчет по сервисному обслуживанию. Этот документ фактически подтверждает, что

  • выполнен наряд,

  • потратили какое-то время

  • потратили какие-то ресурсы

Документ Отчет по сервисному обслуживанию создается только при выполненном наряде и позволяет подготовить процедуру выставления счета клиенту.

2.5.2Пример формы Отчета по сервисному обслуживанию. Используется для заполнения вручную.

2.5.3Вид использования запчасти.

При заполнении документа Отчет по сервисному обслуживанию необходимо указать уже использованную запчасть с выбором одного из двух признаков:

  • использованная запчасть - для платного сервиса

  • требуется заменить - когда замена должна быть выполнена для гарантийного случая (за свой счет)

2.5.4Перемещение запчастей на склад клиента.

Документ «Отчет по сервисному обслуживанию» делает перемещение запчастей со склада Инженера на Склад Клиента.

2.6Списание себестоимости использованных запчастей

2.6.1Документ. Списание товаров.

Для того, чтобы списать себестоимость использованных запчастей, на основании документа «Отчет по сервисному обслуживанию» создаем документ «Списание товаров».

Система автоматически заполнит этот документ.

Документ Списание товаров ведет себя как типовой. Причем, в документе на закладке Дополнительно предусмотрена возможность выбора:

  • списывать товары на 231 счет через 207 на 231счет

  • списывать товары на 47 счет через 207 счет.

2.7Создание Заказа покупателя. Использованные запчасти НЕ ВКЛЮЧАЮТСЯ в стоимость услуг

????????????

2.8Акт об оказании услуг

2.8.1Документ «Реализация товаров и услуг».

Создается стандартными средствами. Выбираем период (обычно: от начала – до конца месяца).

По кнопке Заполнить программа заполняет табличную часть документа:

  • на закладке «Товары» - запчастями со склада клиента

  • на закладке «Услуги» - услугами из Отчетов по сервисному обслуживанию

Продажная стоимость товаров (использованных запчастей) НЕ ложится в стоимость услуги. Сами товары в документе Реализация товаров и услуг нужны для проводок по бухгалтерскому учету.

В документе Реализация товаров и услуг добавлено поле «документ должен формировать стандартные проводки». Если эта галочка стоит – этот документ ведет себя, как стандартный документ реализации услуг.

Обычным бухгалтерским отчетом можно будет посмотреть:

  • сколько было потрачено запчастей на сервис

  • сколько было потрачено запчастей на конкретного клиента

  • сколько ушло запчастей с конкретного склада

3Бизнес-процесс № 2. Обработка обращений клиента.

В этом блоке рассмотрим:

  • Обращение

  • Образец Заявки на проведение работ по сервисному обслуживанию

  • Наряд-заявку с видом операции «сервисные работы»

  • Отчет по сервисному обслуживанию

  • Счет на оплату

  • Настройку формирования услуг

  • Акт об оказании услуг
  • Реализацию запчастей со склада клиента

Клиент инициирует событие по обслуживанию оборудования – звонит или отправляет заявку факсом/электронной почтой.

3.1Обращение клиента (по телефону/факсу/электронной почте)

3.1.1Заполнение документа Обращение

В документе Обращение должна быть зафиксирована следующая информация:

  • Источник обращения: почта, факс, телефон.

  • Вид сервисных работ: сервисные работы, регламентные работы, проверочные работы.

  • Статус обращения. Первоначальный статус обращения – «Не обработано».

Каждое изменение статуса – сопровождается автоматическим письмом (e-mail) ответственному сотруднику клиента.

  • торговая точка

  • оборудование

  • количество оборудования

  • серийный номер оборудования

  • причина обращения. Формулировка "проблемы" со слов клиента.

  • описание проблемы. Описание обращения клиента сервисным специалистом

  • список запасных частей для ремонта оборудования

  • перечень работ по устранению неполадок

3.1.2Пример. Документ Обращение.

3.1.3Журнал документов Обращение.

3.1.4Образцы Заявок на проведение работ по сервисному обслуживанию оборудования полученные путем факсимильной связи или электронной почты.

 

3.1.4.1Пример входящей заявки №1

3.1.4.2Пример входящей заявки №2

ЗАКАЗЧИК
Контрагент: ТОВ "Фудмережа"
тел.206-70-80, вн. 11-401
Сall Centre 206-75-82

ЗАКАЗ
на вызов специалиста

Номер инцидента: 974093

Дата регистрации: 24.05.2015 18:52:52

Площадка

Торговая площадка: ВМ №12 Кіровоград, Конева, 2а

Тип проблемы

Категория: Сервисное обслуживание - ICS-MARKET

Причина вызова

Суть инцидента: На вессах самообслуживания BIZEBRA в овощном отделе пустую ленту не наматывает, а наоборот - разматывает. Поэтому весса постоянно выбивают конец ленты. Название системы/оборудования:Вессы самообслуживания BIZEBRA IP или MAC адрес оборудования: IP адрес компьютера,с которого подали заявку:10.50.10.188

контакт

Контактное лицо: Горобець Юлія Іванівна

контактный

Номер телефона: 0674131013,Luzan_YI@welcash.kiev.ua

Исполнитель: ICS-MARKET

Исполнитель

ЗАКАЗ
принят

от сервисной организации

Номер Сервисника: 1

Дата передачи: 24.05.2015 18:53:48

 

Контакт Сервисника: 1

Состояние: 1. В работе

 

3.2Создание Наряда на выполнение работ и резерв запчастей

3.2.1Документ Наряд с видом операции Сервисные работы

На основании документа "Обращение" создается документ "Наряд" с видом операции – Сервисные работы.

 

Документом "Наряд" определяем следующие параметры:

  • на сервисные работы назначается специалист или подрядная организация.

  • фиксируется время выполнения

  • учитываются запчасти. Запчасти БУДУТ ВКЛЮЧЕНЫ в стоимость работ по обслуживанию клиента.

В документе Наряд необходимо выбрать Склад запчастей – это нужно для контроля остатков у инженера по запчастям конкретного вида.

После выполнения наряда сервис-инженером статус обращения изменяется на «Выполнено».

После выполнения работы должна быть заполнена колонка – фактически истрачено запчастей.

В данном документе для наглядности присутствуют колонки: фактически истрачено, также есть остаток на складе у инженера и сколько есть на центральном складе.

В нижней части документа Наряд реализована возможность путем проставления галочек отразить критерии качества выполненной работы.

۷ Оборудование проверено и полностью работоспособно.

۷ Заказчик информирован о замене запчастей.

۷ Заказчик к качеству и количеству выполнения без претензий.

۷ Заказчик принял использованные запчасти.

Также указывается сотрудник, оформивший данный наряд.

3.3Выполнение наряда инженером или подрядной организацией. Отчет по сервисному обслуживанию.

3.3.1Документ Отчет по сервисному обслуживанию

После того, как наряд выполнен – создаем документ «Отчет по сервисному обслуживанию»

При создании документа необходимо указать вид использования запчасти.

  • использованная запчасть . (для платного сервиса)
  • требуется заменить ( для гарантийного случая). Когда оборудование находится на гарантии ремонт производится бесплатно ( за свой счет).

.

  • содержание выполненных работ
  • количество выполненных работ
  • склад клиента – склад на который перемещается запчасть со склада инженера.

Документы Отчеты по сервисному обслуживанию (один или несколько) являются основанием для выставления документа на оплату клиенту за определенный период.

3.4Счет на оплату.

3.4.1Создание Документа Заказ покупателя.

Документы Отчеты по сервисному обслуживанию накапливаются и в дальнейшем нужно выставить клиенту счет за проведенные платные работы.

Подсистема позволяет реализовать эту задачу двумя способами.

  • Первый способ. На основании каждого Отчета по сервисному обслуживанию создать Заказ покупателя по платному сервису.

В Заказ покупателя попадут, как запчасти, так и услуги, причем, цена продажи услуги у нас будет расчетная.

Это значит, что цена услуги состоит из следующих компонент:

  • цены стоимости услуги самого ремонта

  • продажной стоимость запчастей

  • также в стоимость услуги может включаться длительность работ.

Таким образом, в содержании работ будет практически полная информация по оказанной услуге.

Если для товаров – стоит галочка «сервисные работы», то для работ по сервису стоимость этих товаров не включается в стоимость документа на оплату. Тогда запчасти не отражаются ни как задолженность, ни как продажная стоимость. Эти запчасти будут использоваться только для проводок по списанию себестоимости товаров.

  • Второй способ. Выбрать «создать документ ». В документе Заказ покупателя заполнить:

  • контрагента

  • выбрать его подразделение

  • для каждого подразделения по кнопке "заполнить по сервису"заполнить документ на оплату.

В этом случае программа соберет все Отчеты по сервису за выбранный период, заполнит ими документ Заказ покупателя и рассчитает нужную сумму.

3.4.2Настройки формирования наименования услуг.

В документе Заказ покупателя, само формирование наименования услуг можно настраивать.

В элементе справочника Контрагент есть закладка «дополнительно», которая содержит настройки формирования наименования услуг.

Для каждого клиента можно создавать, из определенных заранее типов, поля. Можно выбрать порядок полей и нужные типы полей.

В результате - именно в таком порядке будет формироваться наименование услуг.

3.5Акт об оказании услуг. Реализация использованных запчастей.

3.5.1Документ «Реализация товаров и услуг».

Создается стандартными средствами.

Выбираем период (обычно: от начала – до конца месяца). По кнопке Заполнить программа заполняет табличную часть документа:

  • на закладке «Товары» - запчастями со склада клиента

  • на закладке «Услуги» - услугами из Отчетов по сервисному обслуживанию

Продажная стоимость товаров (использованных запчастей) включается в стоимость услуги.

3.5.2Последовательность документов для Бизнес –процесса №2

Одно Обращение – одна Реализация

4Отчеты - Журналы - Ведомости - Акты сверки в подсистеме по учету сервисного оборудования.

4.1Журнал регистрации оборудования по гарантии

Журнал регистрации оборудования по гарантии предназначен для получения информации по оборудованию на обслуживании.

А именно:

  • какое оборудование есть на гарантии на конечную дату отчета

  • покупатели

  • Количество оборудования

  • цена оборудования

  • продажная цена

  • дата начала гарантии

  • дата окончания гарантии

4.2Отчет календарь проведения регламентных и поверочных работ

Отчет «Календарь проведения регламентных и поверочных работ» показывает План и Факт проведения работ.

Данным отчетом можно фильтровать:

  • только регламентные работы

  • только поверочные работы

  • регламентные и поверочные работы

4.3Отчет о состоянии Обращений нарядов

Отчет строиться за выбранный период. В результате можно получить следующую статистику:

  • количество всего обращений

  • статус каждого обращения

  • какое время было потрачено

  • какие запчасти были потрачены

  • стоимость этих запчастей.

4.4Акт сверки остатка запасов у инженера/подрядной организации.

Акт сверки запасов необходим для проверки наличия запчастей у инженера за период или на выбранную дату.

  • Заполнять можно как по управленческому учету, так и по бухгалтерскому учету.
  • Указываем инженера подрядной организации

  • выбираем период

  • склад инженера подтягивается автоматически из регистра сведений Склады инженеров/подрядных организаций

  • если нужно, ставим признак – Раскрывать по документам прихода/расхода.

Нажимаем кнопку «Заполнить по данным учета»

После проверки остатков у инженеров предусмотрена колонка для отражения фактических данных.

По каждой номенклатуре и ее серии можно сформировать и распечатать остатки.

4.4.1Печатная форма. Акт сверки запасов.